Digitale Transformation in der Technischen Dokumentation: Chancen und Best Practices

In der heutigen digitalen Welt steht auch die technische DokumentationTechnische Dokumentation Der gesteuerte Prozess zur Übersetzung von technischen Inhalten (z.B. Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter) in verschiedene Sprachen, um sicherzustellen, dass die übersetzten Dokumente präzise, verständlich und kulturell angemessen sind für internationale Zielgruppen. Oft wird auch die Einheit, die sich um die Technische Dokumentation kümmert, so genannt. Für uns greift dieser Begriff allerdings zu kurz. vor einem tiefgreifenden Wandel. Während in der Vergangenheit Dokumentationen oft manuell erstellt und verwaltet wurden, ermöglichen moderne Technologien neue Ansätze, die nicht nur effizienter sind, sondern auch die Qualität der Dokumentation erheblich verbessern. Dieser Beitrag beleuchtet, wie die Digitalisierung die technische Dokumentation verändert, welche Vorteile automatisierte Systeme bieten und welche Best Practices Unternehmen berücksichtigen sollten.

Die Rolle der Digitalisierung in der technischen Dokumentation

Technische Dokumentationen, wie Bedienungsanleitungen, technische Handbücher oder Wartungsdokumentationen, sind wesentliche Bestandteile eines Produktlebenszyklus. Sie gewährleisten, dass Anwender, Techniker oder Ingenieure ein Produkt sicher und effizient nutzen können. Durch die digitale Transformation wird dieser Prozess grundlegend revolutioniert.

Wichtige Veränderungen durch die Digitalisierung:

1. Elektronische Erstellung und Verwaltung: Früher war die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten stark papierbasiert. Digitale Tools ermöglichen jetzt die elektronische Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumentationen. Dies führt zu schnellerem Zugriff, geringeren Kosten und einer besseren Übersicht.
2. Modulare und wiederverwendbare Inhalte: Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit, Inhalte modular zu gestalten. Anstatt jede Dokumentation von Grund auf neu zu erstellen, können Bausteine wiederverwendet und an spezifische Anforderungen angepasst werden.
3. Verknüpfung mit digitalen Plattformen: Moderne Content-Management-Systeme (CMS) für technische Dokumentation ermöglichen die Integration von Inhalten in verschiedene digitale Kanäle wie Webseiten, mobile Apps oder Augmented-Reality-Anwendungen. Dadurch kann der Nutzer jederzeit und von überall auf die benötigten Informationen zugreifen.
4. Kollaboration und Versionierung: Digitale Tools erleichtern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams. Änderungen in Dokumenten können in Echtzeit nachverfolgt und ältere Versionen problemlos archiviert werden.

Vorteile automatisierter Systeme in der technischen Dokumentation

Die Automatisierung der technischen Dokumentation bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl Zeit als auch Kosten sparen und die Qualität der Dokumentationen erhöhen.

1. Zeitersparnis durch automatisierte Workflows
   Automatisierungstools können Routineaufgaben wie die Formatierung, Übersetzung und Prüfung von Inhalten übernehmen. Dies beschleunigt den gesamten Dokumentationsprozess erheblich und gibt den Mitarbeitern Zeit für anspruchsvollere Aufgaben.
2. Reduktion von Fehlern
   Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler, indem sie sicherstellen, dass standardisierte Prozesse eingehalten werden. Dies ist besonders bei umfangreichen und komplexen Dokumentationen wichtig, bei denen kleine Fehler große Auswirkungen haben können.
3. Konsistente Inhalte
   Automatisierte Systeme gewährleisten eine einheitliche Struktur und Terminologie über alle Dokumente hinweg. Das ist besonders in stark regulierten Branchen wie der Automobilindustrie, dem Maschinenbau oder der Luftfahrt entscheidend, wo inkonsistente Inhalte zu Compliance-Problemen führen können.
4. Bessere Skalierbarkeit
   Mit automatisierten Systemen können Unternehmen ihre Dokumentationen mühelos skalieren, um neue Produkte oder Märkte zu bedienen. Dies ist besonders wertvoll, wenn Inhalte in mehrere Sprachen übersetzt oder an verschiedene regulatorische Anforderungen angepasst werden müssen.

Best Practices für die digitale Transformation der technischen Dokumentation

Um den vollen Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen, sollten Unternehmen einige Best Practices befolgen:

1. Frühzeitige Implementierung eines CMS für technische Dokumentation
   Ein spezialisiertes Content-Management-System (CMS) ermöglicht es Unternehmen, ihre Inhalte zentral zu verwalten, Änderungen einfach nachzuverfolgen und Inhalte an verschiedene Ausgabeformate anzupassen.
2. Modulare Dokumentationsstruktur einführen
   Durch die Erstellung modularer Inhalte können Informationen effizienter wiederverwendet werden. Dies reduziert den Aufwand für die Erstellung neuer Dokumentationen und erhöht die Konsistenz über verschiedene Dokumente hinweg.
3. Automatisierung sinnvoll einsetzen
   Automatisierung ist eine starke Hilfe, sollte aber gezielt und nach Bedarf eingeführt werden. Routineaufgaben wie die Übersetzung von Standardtexten oder die automatische Formatierung bieten sich als erste Schritte an. Gleichzeitig sollten jedoch komplexere oder kreative Prozesse weiterhin von Menschen gesteuert werden.
4. Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter
   Die Einführung neuer digitaler Tools erfordert Schulungen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Systeme effizient nutzen können. Ein kontinuierlicher Lernprozess ist entscheidend, um auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben.
5. Benutzerzentrierte Gestaltung
   Technische Dokumentationen sollten stets auf die Bedürfnisse des Endnutzers ausgerichtet sein. Unternehmen sollten ihre digitalen Systeme so konfigurieren, dass sie Inhalte leicht zugänglich machen, z. B. durch eine intuitive Navigation oder die Möglichkeit, personalisierte Informationen bereitzustellen.

Fazit

Die digitale Transformation bietet Unternehmen immense Chancen, ihre technische Dokumentation effizienter, genauer und benutzerfreundlicher zu gestalten. Automatisierte Systeme spielen dabei eine Schlüsselrolle, indem sie Routineprozesse optimieren, Fehler minimieren und eine bessere Skalierbarkeit ermöglichen. Durch die Implementierung eines geeigneten CMS, die Verwendung modularer Strukturen und den gezielten Einsatz von Automatisierung können Unternehmen ihre Dokumentationsprozesse auf das nächste Level heben.

Technische Dokumentation bleibt ein zentraler Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Unternehmen, die diesen Bereich erfolgreich digitalisieren, schaffen nicht nur effizientere Prozesse, sondern auch eine höhere Kundenzufriedenheit und einen Wettbewerbsvorteil.