Wissensmanagement im Unternehmen – Warum es entscheidend ist…

1.1 Einleitung: Die Wissensökonomie und der strategische Wert von Wissen

Wir leben in einer globalisierten Wirtschaft, in der der Wissensvorsprung zunehmend über Erfolg oder Misserfolg entscheidet, insbesondere im Wettbewerb mit sogenannten Niedriglohnländern oder anderen Konkurrenten. Wissen hat sich zur zentralen Ressource entwickelt und ist ein Schlüsselfaktor für Unternehmen, um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Dieser Wandel hin zu einer wissensbasierten Ökonomie bedeutet, dass immaterielle Güter, allen voran das organisatorische Wissen, einen immer höheren Stellenwert für den Unternehmenserfolg einnehmen.  

Trotz dieser anerkannten Bedeutung ist ein systematischer und effektiver Umgang mit der Ressource Wissen in vielen Organisationen noch längst keine Selbstverständlichkeit. Oft wird der Begriff „WissensmanagementWissensmanagement Systematische Erfassung, Strukturierung, Weitergabe und Anwendung von Wissen in Unternehmen. Ziel ist es, Know-how zu sichern, den Wissenstransfer zu fördern und die Innovations- und Anpassungsfähigkeit zu stärken. Bei Schübeler Consulting steht dabei der pragmatische und praxisnahe Nutzen im Vordergrund.“ eher als Schlagwort behandelt, ohne dass sein volles Potenzial und seine Tragweite verstanden werden. Diese Diskrepanz zwischen dem erkannten Wert von Wissen und den oft fehlenden systematischen Managementansätzen verdeutlicht die Notwendigkeit eines strukturierten Wissensmanagements. Die Komplexität des Wissens selbst, insbesondere des schwer fassbaren impliziten Wissens und die oft notwendigen kulturellen Anpassungen , stellen Herausforderungen dar, die ein gezieltes Wissensmanagement adressieren muss. Es ist somit keine optionale Zusatzaufgabe, sondern eine strategische Notwendigkeit, um in der modernen Wissensökonomie bestehen zu können.  

1.2 Die strategischen Vorteile: Warum Wissensmanagement unverzichtbar ist

Über seine Rolle bei der Förderung von Innovation und Effizienz hinaus bietet systematisches Wissensmanagement entscheidende strategische Vorteile, insbesondere angesichts aktueller gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Herausforderungen wie dem demografischen Wandel und dem Fachkräftemangel.  

• Wissenssicherung und Vermeidung von Know-how-Verlust: Der demografische Wandel führt dazu, dass erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, oft aus den geburtenstarken Jahrgängen („Babyboomer“), in den Ruhestand treten. Damit droht Unternehmen der Verlust wertvollen, über Jahre aufgebauten Wissens, insbesondere des schwer greifbaren impliziten Erfahrungswissens. Wissensmanagement wirkt diesem Risiko entgegen, indem es systematische Prozesse zur Identifikation, Dokumentation (z. B. von Best Practices) und Weitergabe dieses kritischen Wissens etabliert. Methoden wie Mentoring-Programme, strukturierte Übergabeprozesse oder der Aufbau von Wissensdatenbanken helfen, das Know-how im Unternehmen zu halten und für nachfolgende Generationen zugänglich zu machen. So entsteht ein belastbares „digitales Unternehmensgedächtnis“.  
• Bewältigung von Fachkräftemangel und demografischem Wandel: Der altersbedingte Austritt erfahrener Kräfte verschärft den in vielen Branchen bereits spürbaren Fachkräftemangel. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit einer alternden und tendenziell schrumpfenden Erwerbsbevölkerung ihre Leistungsfähigkeit zu sichern. Wissensmanagement unterstützt hierbei, indem es die Einarbeitung neuer, jüngerer Mitarbeiter beschleunigt und erleichtert. Durch den Zugriff auf dokumentiertes Wissen und etablierte Transferprozesse können neue Teammitglieder Wissenslücken schneller schließen und produktiver werden. Dies sichert die Kontinuität kritischer Prozesse und erhält die Wettbewerbsfähigkeit trotz personeller Veränderungen.  
• Stärkung der Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit: Gesichertes und zugängliches Wissen bildet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung und Innovation. Indem KMWissensmanagement Systematische Erfassung, Strukturierung, Weitergabe und Anwendung von Wissen in Unternehmen. Ziel ist es, Know-how zu sichern, den Wissenstransfer zu fördern und die Innovations- und Anpassungsfähigkeit zu stärken. Bei Schübeler Consulting steht dabei der pragmatische und praxisnahe Nutzen im Vordergrund. vorhandenes Wissen bewahrt und nutzbar macht, können Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren und neue Ideen entwickeln. Eine strukturierte Wissensübergabe ist dabei nachweislich effektiver als Ad-hoc-Ansätze und steigert Effizienz sowie Produktivität.  

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Wissensmanagement weit mehr als eine interne Optimierungsmaßnahme ist. Es ist eine strategische Notwendigkeit, um dem Verlust kritischen Know-hows entgegenzuwirken, die Folgen des demografischen Wandels abzufedern und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens durch die Sicherung und effektive Nutzung seiner wertvollsten Ressource – des Wissens – zu gewährleisten.  

1.3 Was ist Wissensmanagement? Definitionen aus Wissenschaft und Behörden

Um Wissensmanagement zu verstehen, ist es zunächst wichtig, es von verwandten Begriffen abzugrenzen. Wissensmanagement ist weit mehr als reines Informationsmanagement. Während Informationen als notwendige Voraussetzung für Wissen gelten – oft beschrieben als Daten mit Kontext und Relevanz –, geht Wissen darüber hinaus. Wissen entsteht durch die Vernetzung von Informationen mit Erfahrungen, Kontext, Interpretation und Reflexion und ist oft an Personen gebunden. Eine wesentliche Eigenschaft von Wissen ist, dass es sich bei seiner Anwendung vermehrt und vertieft.  

Wissenschaftliche Publikationen und offizielle Stellen liefern verschiedene, sich ergänzende Definitionen:

• Nach übereinstimmender Meinung in der Forschung ist Wissensmanagement ein systematischer Ansatz, um das Wissen einer Organisation zu identifizieren oder zu entwickeln, für die weitere Verwendung zu sammeln, zu bewahren und weiterzuentwickeln. Es geht darum, vorhandenes Wissen zu vernetzen, neues Wissen zu generieren, Wissen zu dokumentieren und externes Wissen in das Unternehmen zu transferieren. Kernprozesse umfassen den Erwerb, die Entwicklung, den Transfer, die Speicherung sowie die Nutzung von Wissen.  
• Das deutsche Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) definiert Wissensmanagement als „die Gesamtheit der personalen, organisatorischen, kulturellen und technischen Praktiken, die in einer Organisation bzw. einem Netzwerk zur bestmöglichen Nutzung der Ressource ‚Wissen‘ angewendet werden“. Diese Definition betont die ganzheitliche Natur des Wissensmanagements, das alle Aspekte der Organisation berührt.  
• Der österreichische Leitfaden für den öffentlichen Dienst sieht Wissensmanagement als die Gesamtheit der organisationalen Strategien zur Schaffung einer „intelligenten“ Organisation, die Individuum, Organisation und Technologie umfasst. Das österreichische Bundesministerium für Landesverteidigung (BMLV) betrachtet es als operatives Querschnittskonzept.  

Ein zentraler Aspekt, der Wissensmanagement von traditionellen Ansätzen unterscheidet, ist der Fokus auf Lern- und Innovationspotenziale. Es dient nicht nur der Effizienzsteigerung, sondern auch der strategischen Risikominimierung, indem es dem Wissensverlust durch ausscheidende Mitarbeitende oder der Veralterung von Wissen entgegenwirkt.  

Wissensmanagement kann aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden, die oft ineinandergreifen :  

• Technologieorientierung: Fokus auf IT-Systeme zur Unterstützung der Wissensarbeit.
• Human-Ressourcen-Orientierung: Fokus auf den Menschen als Wissensträger und die Anforderungen an Führung und Personalentwicklung.
• Geschäfts-/Ressourcenorientierung: Betrachtung von Wissen als strategische Ressource und Wettbewerbsfaktor.
• Sozial-/Prozessorientierung: Betonung von sozialen Interaktionen, Kommunikation und organisationalem Lernen.

Ein ganzheitlicher Ansatz integriert diese Perspektiven. Die Vielfalt der Definitionen und Ausrichtungen unterstreicht, dass Wissensmanagement keine monolithische Funktion ist, sondern vielmehr eine integrative Disziplin darstellt. Es vereint Elemente aus Personalwesen, IT, Strategie und Organisationsentwicklung. Folglich gibt es keine Einheitslösung; eine effektive Implementierung erfordert eine Anpassung an den spezifischen organisatorischen Kontext und die Ziele, was die wissenschaftliche Zurückhaltung bei der Formulierung einer allgemeingültigen Definition erklärt.  

1.4 Der Wissensmanagement-Zyklus: Ein Überblick über die Kernprozesse

Wissensmanagement lässt sich als ein Zyklus von Kernprozessen verstehen, die ineinandergreifen und sich gegenseitig beeinflussen. Verschiedene wissenschaftliche Modelle beschreiben diese Prozesse, wobei sich folgende Kernphasen häufig wiederfinden :  

1. Wissenssammlung (Identifikation & Akquise): Erkennen, welches Wissen benötigt wird (intern und extern) und wie es beschafft oder erfasst werden kann. Dies umfasst das Identifizieren von Wissenslücken und relevanten Wissensquellen (Experten, Dokumente etc.).
2. Wissensaufbereitung (Strukturierung & Kontextualisierung): Das gesammelte Wissen wird organisiert, strukturiert, bewertet und mit Kontext angereichert, um es verständlich und nutzbar zu machen. Dies kann Modellierung, Mapping oder Summarization umfassen. Hier kommt wieder das Content Engineering ins Spiel.
3. Wissensspeicherung: Das aufbereitete Wissen wird systematisch und sicher gespeichert, sodass es bei Bedarf leicht wiedergefunden werden kann. Technologien wie Wissensdatenbanken oder Dokumentenmanagementsysteme spielen hier eine Rolle. Hier ist das Thema „Single Point of Truth“ relevant
4. Wissensverteilung (Teilen & Transfer): Das gespeicherte Wissen wird aktiv an die Personen oder Gruppen weitergegeben, die es benötigen. Dies geschieht über verschiedene Kanäle wie Communities of Practice, Schulungen oder digitale Plattformen. Hier steigen wir in das Thema Content Delivery ein.
5. Wissensvermittlung & Anwendung (Nutzung & Integration): Das verteilte Wissen wird in den täglichen Arbeitsprozessen, bei Entscheidungen und zur Problemlösung angewendet. Hier entsteht der eigentliche Mehrwert des Wissensmanagements.
6. (Implizit oft enthalten) Wissensbewertung & -entwicklung: Der gesamte Prozess und das vorhandene Wissen werden regelmäßig bewertet, um Aktualität sicherzustellen und den Zyklus durch die Identifikation neuen Bedarfs oder die Generierung neuen Wissens erneut anzustoßen.  

Diese Prozesse bilden keinen starren linearen Ablauf, sondern einen dynamischen Kreislauf. Die Ergebnisse einer Phase beeinflussen die nächste, und Feedbackschleifen ermöglichen kontinuierliche Verbesserung. Der Erfolg des gesamten Systems hängt davon ab, wie gut diese Prozesse integriert sind und aufeinander aufbauen. Beispielsweise kann Wissen nur dann effektiv geteilt (Phase 4) und angewendet (Phase 5) werden, wenn es zuvor sorgfältig gesammelt (Phase 1), aufbereitet (Phase 2) und gespeichert (Phase 3) wurde. Schwächen in einer frühen Phase wirken sich unweigerlich auf die nachfolgenden Phasen aus. Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Wissensmanagement-Strategie, die den gesamten Zyklus im Blick hat, anstatt sich nur auf isolierte Werkzeuge oder Teilprozesse zu konzentrieren.  

1.5 Fazit und Ausblick auf die Serie

Wissensmanagement ist eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen, die in der heutigen Wissensökonomie erfolgreich sein wollen. Es ist ein systematischer, zyklischer Prozess, der weit über die reine Informationsverwaltung hinausgeht und darauf abzielt, das kollektive Wissen einer Organisation zu identifizieren, zu strukturieren, zu speichern, zu teilen und anzuwenden, um Innovation, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu fördern.

In den folgenden Beiträgen dieser Serie werden wir die einzelnen Phasen des Wissensmanagement-Zyklus detailliert beleuchten und Ihnen Methoden und Strategien vorstellen, die auf wissenschaftlichen Erkenntnissen und offiziellen Berichten basieren:

• Teil 2: Wissen in der Technische Dokumentation – Das heimliche Superhirn
• Teil 3: Wissen systematisch sammeln
• Teil 4: Wissen aufbereiten und strukturieren
• Teil 5: Wissen sicher und zugänglich speichern
• Teil 6: Wissen im Unternehmen verteilen
• Teil 7: Wissen gezielt vermitteln und anwenden

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