Personalplanung
Ziel des Projektes
Für einen Privathaushalt haben wir eine multifunktionale Personalplanungs-Software entwickelt. Ziel des Projektes war es, die dortigen Angestellten digital zu begleiten und zu verplanen. Dabei sollten ebenfalls Aufgaben-, Terminplanung und die Kommunikation über die zentrale Software ermöglicht werden. Wiederkehrende Kosten für den Haushalt galt es zu vermeiden. Umfassende IT-Investitionen sollten ebenfalls verhindert werden.
Zeiterfassung und Einsatzplanung für Ihr Team – einfach, übersichtlich, datenschutzkonform. Wenn Sie als Privathaushalt Mitarbeiter beschäftigen, brauchen Sie Planung, Zeiterfassung und Dokumentation – ohne komplizierte Unternehmenssoftware. Personalplanung wurde genau dafür entwickelt.
Als Privathaushalt mit Beschäftigten kennen Sie das: Schichten müssen geplant, Arbeitszeiten erfasst und Urlaub koordiniert werden. Excel-Tabellen werden unübersichtlich, Papierstundenzettel gehen verloren und erfordern 100% manuellen Aufwand, und für die Abrechnung fehlt oft die nötige Transparenz. Die Personalplanung von Schübeler ConsultingSchübeler Consulting Schübeler Consulting Definition:Schübeler Consulting ist ein spezialisiertes Beratungsunternehmen mit Fokus auf technische Kommunikation, Wissensmanagement, Digitalisierung und Prozessoptimierung. Das Unternehmen wird von Johann Jörgen Schübeler nebenberuflich geführt und berät gezielt ausgewählte Kunden, um praxisorientierte, umsetzbare und nachhaltige Lösungen anzubieten. USP (Alleinstellungsmerkmal):Die Beratung basiert auf direkter Praxiserfahrung aus der Industrie. Als aktiver Manager in einem Hochtechnologieunternehmen bringt Johann Jörgen Schübeler aktuelles Know-how, operative Realität und strategisches Denken zusammen – ein Ansatz, der klassische Beratungsmodelle übertrifft. Mission:Unternehmen zu befähigen, den digitalen Wandel mit Klarheit, Innovation und Praxisnähe zu meistern unterstützt Sie dabei – mit einer einzigen, leicht bedienbaren Anwendung: von der Planung bis zum fertigen Monatsbericht.
Was unsere Personalplanung leistet:
Alles in einer App – Planung, Zeiterfassung, Dokumentation. Personalplanung ist eine webbasierte Software für Privathaushalte und kleine Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen. Sie können damit:
- Schichten planen – Einsatzplanung im Kalender, Tages-, Wochen- und Monatsansicht
- Arbeitszeiten erfassen – Stempeln, Pausen, Automatik-Funktionen
- Urlaub und Krankheit verwalten – Anträge, Genehmigungen, Übersichten
- Berichte erstellen – PDF-Export für Abrechnungen und Nachweise
- Ihr Team koordinieren – Aufgaben, Chat, Benachrichtigungen
Die Anwendung ist DSGVO-orientiert, kann auf eigener Hardware (z. B. lokal oder auf einem NAS) betrieben werden und funktioniert auch mobil.
Für wen ist Personalplanung?
Die Software richtet sich an:
- Familien und Privathaushalte mit Angestellten
- Kleine Teams und Startups
- Kleine und mittlere Unternehmen, die Mitarbeiter in Schichten verplanen
Sie übernehmen die Rolle des Arbeitgebers – Unsere Personalplanung unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten und Nachweise zu führen.
Funktionen im Überblick
Für Mitarbeiter
| Übersicht | Übersichtliche Startseite mit allen wichtigen Informationen auf einen Blick. Ein- und Ausstempeln, Pausen, Schichtübersicht |
| Kalender | Der Kalender gewährleistet jederzeit alle eigenen Termine im Blick zu haben, und kann mit dem Smartphone-Kalender synchronisiert werden |
| Meine Schichten | Eigene Schichten ansehen und bearbeiten |
| Urlaub, Krankheit, Anträge | Urlaub beantragen, Krankmelden, Schichttausch anfragen, Status prüfen |
| Aufgaben | Tägliche Checklisten abarbeiten |
| Hilfe | Umfassendes Hilfe-System in dem alle wichtigen Funktionen genau erklärt sind. |
| Team-Chat | Kurze Abstimmungen mit der Leitung und dem Team |
Für die Leitung
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Einsatzplanung | Schichtplan im Kalender erstellen, verschieben, kopieren. AutoPlan: eine ausgeklügelte Logik plant Schichten automatisch nach Ihren Präferenzen. |
| Genehmigungen | Urlaubsanträge, Änderungswünsche und Stundenzettel prüfen |
| Zeitkonten | Arbeitszeiten und Salden pro Person oder für alle gleichzeitig einsehen – So sehen Sie sofort, welche Mitarbeiter noch Kapazitäten haben – AutoPlan verplant diese Kapazitäten auf Wunsch automatisch. |
| Berichte | Monatsübersichten als PDF exportieren |
| Audit-Log | Änderungen nachvollziehbar protokollieren |
| Aufgabenverwaltung | Erstellen Sie Aufgaben oder Aufgaben-Vorlagen und entscheiden Sie selbst, welcher Mitarbeiter diese erledigen soll, ob sie automatisch wieder starten sollen und vieles mehr. |
Für die Leitung (Familie / Koordination)
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Einsatzplanung | Schichtplan im Kalender erstellen, verschieben, kopieren |
| Genehmigungen | Urlaubsanträge, Änderungswünsche und Stundenzettel prüfen |
| Zeitkonten | Arbeitszeiten und Salden pro Person einsehen |
| Berichte | Monatsübersichten als PDF exportieren |
| Audit-Log | Änderungen nachvollziehbar protokollieren |
6. Technische Vorteile
- Self-Hosted: Läuft auf Ihrem NAS, lokal oder Server, Daten bleiben bei Ihnen
- DSGVO-orientiert: Keine Weitergabe von Daten an Drittanbieter dank lokaler Datenbank
- PWA: Nutzung am Smartphone und Tablet ohne App-Store
- White-Label: Logo, Farben und App-Name und Firmendaten anpassbar
- DATEV-kompatibel: Exporte für Steuerberater oder Buchhaltung
So ist Personalplanung entstanden
Zunächst haben wir gemeinsam mit dem Kunden den Markt sondiert und diverse Lösungsvorschläge präsentiert und als Prototypen umgesetzt. Der Markt bietet derartige Software an, aber entweder im Abo-Modell, oder mit stark reduziertem Umfang (Freemium). Die Individuellen Anforderungen der Familie wurden mit diesen Lösungen nicht abgedeckt, weil generalisierte Lösungen selten gut passen. Zudem sollte die Software „extrem stylish“ sein. Nach dieser Evaluation des Marktes wurde klar, dass die Familie einen individuellen Ansatz braucht und möchte. Darum haben wir gemeinsam eine Software entworfen, die alle Anforderungen der Familie erfüllt. haben wir ein System entwickelt, welches lokal und auf einem NAS betrieben werden kann. Selbstverständlich auch auf einem externen Server.
Die Software wurde in enger Abstimmung mit Privathaushalten selbst entwickelt, die Angestellte beschäftigen. Dabei wurden folgende Grundsätze umgesetzt:
- Pragmatischer Start – Zuerst wurden die wichtigsten Abläufe abgebildet: Schichtplanung, Zeiterfassung, Urlaubsanträge und einfache Berichte.
- Schneller Prototyp – Bereits wenige Tage nach Anforderung, haben wir den ersten lauffähigen Prototypen ausgerollt. Die praktische „Bugmeldefunktion“ machte es leicht, Fehler und Verbesserungen zu melden und abzuarbeiten.
- Iterative Erweiterung – Schrittweise kamen Funktionen hinzu, die in der Praxis benötigt wurden: Zeitkonten, Genehmigungs-Workflows, Audit-Log, Aufgaben, Chat.
- Sicherheit und Datenschutz – Self-Hosting und keine Abhängigkeit von externen Cloud-Diensten für ihre Daten. Unsere Software verzichtet auf die Erhebung persönlicher Stammdaten der Angestellten. Lediglich der Vorname, der Beginn der Tätigkeit und eine E-Mailadresse sind einzutragen.
- Einfache Bedienung – Klare Rollen (Admin, Leitung, Mitarbeiter) und eine übersichtliche Oberfläche, auch für wenig technisch versierte Nutzer.
- Flexible Nutzung – Einsatz auf NAS mit Docker oder lokal, damit Haushalte und kleine Unternehmen ohne großen IT-Aufwand eine eigene Instanz betreiben können.
Die Entwicklung erfolgt fortlaufend – mit Fokus auf Stabilität, Datenschutz und Bedienbarkeit für Privathaushalte.