Das typische Muster in der Technischen Dokumentation

Bei größeren Investitionen in Systeme, werde ich immer wieder gefragt:
„Wie viele Mitarbeiter sparen wir damit ein?“

Ob es um die Einführung eines Komponentenbasierten Content-Management-Systems (CCMSKomponentenbasierten Content-Management-System Ein komponentenbasiertes Content-Management-System (CCMS) verwaltet Inhalte als einzelne, wiederverwendbare Komponenten anstatt als vollständige Dokumente. Dies ermöglicht es, denselben Inhalt flexibel an verschiedenen Stellen wiederzuverwenden, ohne ihn kopieren zu müssen. Dieses System trennt Inhalt und Struktur vom Design und macht die Verwaltung von Inhalten effizienter und flexibler. ), eines Translation Management Systems (TMSTranslation Management System Ein CAT-Tool (Computer-Assisted Translation) ist eine Software, die menschliche Übersetzer bei der Arbeit unterstützt, um Effizienz und Konsistenz zu steigern. Es handelt sich nicht um eine automatische Übersetzung, sondern um ein Werkzeug, das Funktionen wie eine Übersetzungsdatenbank (Translation Memory), Terminologiedatenbanken und Qualitätsprüfungen bereitstellt, um den Übersetzungsprozess zu optimieren.) oder anderer Informationsmanagementlösungen geht – die Business-Case-Diskussion landet erstaunlich schnell bei den Personalkosten.

Das Problem:
Diese Rechnung geht in der Praxis so gut wie nie auf.
Ich kenne keinen einzigen belastbaren Use Case, in dem ein solches System in der Technischen Dokumentation tatsächlich ursächlich zu einem realen und nachhaltigen Stellenabbau geführt hat – zumindest nicht ohne deutliche negative Nebenwirkungen auf Qualität, Motivation und Projekterfolg.

Und noch etwas:
Der Erfolg eines Projekts ist höchst fragwürdig, wenn die gleichen Kolleginnen und Kollegen ein System einführen und etablieren sollen, das angeblich anschließend ihren eigenen Job überflüssig macht.

Zeit also, den Blick zu verändern: weg vom Stellenabbau, hin zu den Mehrwerten, die solche Systeme tatsächlich liefern.

Der klassische ROI-Fehler: Fokus auf Personalkosten

Warum ist der Fokus auf Mitarbeiter-Einsparung so problematisch?

1. Er ist fachlich unvollständig.
   Die größten Effekte moderner Systeme liegen nicht in „weniger Köpfen“, sondern in besseren Prozessen, geringerem Risiko und skalierbarer Arbeit.
2. Er ist organisatorisch gefährlich.
   Wenn ein Projekt als Rationalisierungsmaßnahme wahrgenommen wird, sinkt die Akzeptanz massiv. Die besten Systeme scheitern dann an mangelnder Mitarbeit und verstecktem Widerstand.
3. Er ist meist unrealistisch.
   In der Praxis zeigt sich sehr schnell:
   • Inhalte müssen in mehr Sprachen,
   • für mehr Zielgruppen,
   • in mehr Kanälen (PDF, Online-Hilfe, Portal, App, etc.)
     erstellt und gepflegt werden.
   • Das ist mit weniger Personal selten seriös möglich.

Kurz gesagt:
Der Business CaseBusiness Case Ein Business Case beschreibt die wirtschaftliche Begründung für ein Projekt oder eine Investition. Er stellt Kosten und erwartete Nutzen – etwa Risikoreduktion, Effizienzgewinne oder qualitative Mehrwerte – strukturiert gegenüber und dient als Entscheidungsgrundlage für das Management. „Wir sparen Mitarbeiter durch die Einführung neuer Systeme“ ist in der Technischen Dokumentation selten tragfähig – und blockiert mehr, als er nutzt.

Denken Sie daran: Eines Tages werden Sie möglicherweise Ihre Investition rechtfertigen müssen. Was, wenn die damals skizzierte Einsparung nicht stattgefunden hat?
Die meisten Unternehmen sind auf Wachstum ausgelegt. Ein paar % jedes Jahr. Wie wollen Sie „immer mehr“ mit weniger Menschen schaffen, wenn gleichzeitig formelle Anforderungen und die Zahl der Anwendungsfälle steigen?

Die echten Investitionstreiber: Mehrwerte statt Personaleinsparung

Statt auf Stellenabbau zu schielen, sollten Führungskräfte Investitionen in CCMS, TMS & Co. über die Mehrwerte begründen, die direkt auf Risiko, Qualität und Skalierbarkeit wirken.

1. Datenqualität: Vom Dokument zum verlässlichen Informationsbestand

Ein CCMS oder vergleichbare Lösung bringt Struktur, Modularisierung und konsistente Terminologie in die Dokumentation.

Mehrwert:

• Weniger Widersprüche zwischen Varianten, Produkttypen und Versionen
• Weniger Fehler bei Produktänderungen
• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen

Für die Geschäftsführung übersetzt sich das in:

• Weniger Reklamationen und Supportaufwände
• Professionellere Außenwirkung, weil Dokumentation verlässlich und konsistent wirkt

2. Rechtssicherheit: Dokumentation als Risikoversicherung

Technische DokumentationTechnische Dokumentation Der gesteuerte Prozess zur Übersetzung von technischen Inhalten (z.B. Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter) in verschiedene Sprachen, um sicherzustellen, dass die übersetzten Dokumente präzise, verständlich und kulturell angemessen sind für internationale Zielgruppen. Oft wird auch die Einheit, die sich um die Technische Dokumentation kümmert, so genannt. Für uns greift dieser Begriff allerdings zu kurz. ist oft ein rechtlich relevantes Produktmerkmal.

Ein professionelles System unterstützt:

• Versionierung: Welche Inhalte galten bei welcher Produktversion?
• Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was freigegeben?
• Verfügbarkeit: Wie schnell können im Streitfall relevante Informationen nachgewiesen werden?

Mehrwert:

• Reduzierung von Haftungsrisiken
• Bessere Position in Produkthaftungsfällen oder bei Streitigkeiten
• Sicherheit für die Geschäftsführung: „Wir können nachweisen, was wir kommuniziert haben.“

3. Auditierbarkeit und ComplianceCompliance Compliance beschreibt die Einhaltung relevanter Gesetze, Normen, Richtlinien und interner Vorgaben. Im Kontext der Technischen Dokumentation geht es zum Beispiel um Sicherheitsnormen, Maschinenrichtlinien oder Branchenstandards, die über Inhalte, Strukturen und Prozesse erfüllt werden müssen.: Belastbare Nachweise statt Datei-Chaos

In vielen Unternehmen wird Dokumentation immer noch mit Office-Dateien und File-Servern organisiert – häufig historisch gewachsen und intransparent.

Ein dediziertes System bietet:

• Definierte Prüf- und Freigabeworkflows
• Vollständige Historie und Änderungsnachverfolgung
• Klar geregelte Rollen und Verantwortlichkeiten

Mehrwert:

• Audit-Sicherheit gegenüber Kunden, Zertifizierern und Behörden
• Deutlich weniger Aufwand in Audits, weil Informationen strukturiert und auffindbar sind

4. Wiederverwendung: Inhalte einmal erstellen, vielfach nutzen

Ein essenzieller Hebel ist die modulare Wiederverwendung von Inhalten:

• Standardbausteine für Sicherheitshinweise, Funktionsbeschreibungen, Produktfamilien
• Automatisierte Dokumentzusammenstellung aus Bausteinen
• Reduktion redundanter Textpflege an dutzenden Stellen

Mehrwert:

• Weniger Pflegeaufwand bei Produktänderungen
• Höhere Konsistenz über Produkte, Varianten und Sprachen hinweg
• Zeitgewinn für die Redaktion, um sich um komplexe Inhalte und bessere Nutzerführung zu kümmern

Wichtig:
Die so freiwerdende Kapazität wird in der Realität selten genutzt, um Stellen abzubauen – sondern um endlich das zu tun, was vorher liegen blieb: Compliance-Lücken schließen, Wiederverwendung verbessern, neue/bessere Prozesse aufbauen.

5. Übersetzungskosten: Struktur schlägt Wortpreis

TMS und integrierte Übersetzungsprozesse entfalten ihren größten Effekt, wenn Struktur und Wiederverwendung konsequent umgesetzt sind:

• Wiederverwendete Module führen zu weniger neuen Übersetzungssegmenten
• Terminologiemanagement reduziert Nacharbeiten und Missverständnisse und ermöglicht eine Effiziente Metadatenentwicklung
• Übersetzungsprozesse werden standardisiert, nicht wertschöpfende Tätigkeiten automatisiert oder technisch unterstützt

Mehrwert:

• Signifikante Reduktion der Übersetzungskosten über mehrere Jahre
• Weniger Abstimmungsaufwand mit Dienstleistern
• Schnellere internationale Produkteinführungen, weil Dokumentation parallel skalierbar ist

6. Vernetzung und Integration: Dokumentation als Teil eines Informations-Ökosystems

Moderne Systeme sind kein isoliertes Werkzeug, sondern Knotenpunkte im Informationsfluss:

• Anbindung an PLM-, ERP-, PIM- oder Service-Systeme
• Nutzung der Inhalte in Serviceportalen, E-Learning, Wissensdatenbanken
• Bereitstellung von Informationen für After-Sales, Service und Vertrieb
• Richtig aufgesetzt, kann ein solches System die Digitalisierung treiben.

Mehrwert:

• Dokumentation wandelt sich vom Pflichtaufwand zum aktiven Wertschöpfungsfaktor
• Informationen sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden – für Techniker, Kunden und Partner
• Intelligente Informationen können neue Aufgaben erfüllen – diese Mehrwerte kann man verkaufen

Warum Personaleinsparungen trotzdem selten eintreten

Trotz aller Effizienzgewinne zeigt die Praxis:

• Die Menge an Varianten, Sprachen und Medien nimmt kontinuierlich zu
• Produkte werden komplexer, Updates häufiger
• Dokumentation wird zunehmend als strategisches Asset wahrgenommen
• Mit den neuen Möglichkeiten der Systeme kommen neue Anwendungsfälle – die Vielfalt steigt

Die Systeme helfen daher in erster Linie, ein wachsendes Arbeitsvolumen beherrschbar zu machen, ohne sofort mehr Mitarbeitende einstellen zu müssen, – nicht, um bestehende Teams abzubauen.

Freie Kapazitäten werden genutzt für:

• bessere Visualisierungen (Grafik, Animation, Video)
• einheitliche Informationsarchitektur über Produktlinien hinweg
• neue Formate wie Online-Hilfen, Portale, Self-Service-Angebote

Mit anderen Worten:
Die Systeme verhindern den Kollaps der Teams – sie machen sie nicht überflüssig.

Change Management: Wer arbeitet freiwillig am eigenen Stellenabbau?

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die psychologische Wirkung der Argumentation.

Wenn Mitarbeitende wahrnehmen, dass ein neues System primär eingeführt wird, um ihre Stellen abzubauen, passiert Folgendes:

• Akzeptanz bricht ein
• Wissen wird zurückgehalten
• Probleme werden ausgesessen statt gelöst
• Das System wird „alibimäßig“ genutzt, aber nicht gelebt

Die Konsequenz:

• Das Potenzial des Systems bleibt ungenutzt
• Schattenprozesse (Excel, Word, private Ablagen) bleiben bestehen
• Der erwartete ROI tritt nicht ein

Ein erfolgreiches Projekt braucht eine klare Botschaft an das Management:

„Wir investieren in professionelle Systeme, damit unsere guten Mitarbeiter effizienter arbeiten können um so die Qualität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit zu verbessern – nicht, um Menschen zu ersetzen.“

Wie Sie als Führungskraft argumentieren können

Statt den Business Case in FTEFTE FTE (Full-Time Equivalent) ist eine Kennzahl, die die Arbeitsleistung in Vollzeitstellen ausdrückt. Ein FTE entspricht der vertraglichen Arbeitszeit einer Vollzeitkraft und wird häufig genutzt, um Personalkapazitäten oder vermeintliche Einsparungen durch Projekte zu berechnen. zu rechnen, sollte die Argumentation auf Wertbeiträge und Risikoreduktion zielen:

1. Risikoperspektive
   • Welche Haftungsrisiken werden reduziert?
   • Welche Normen, Richtlinien und Audit-Anforderungen lassen sich besser nachweisen?
2. Qualität und Effizienz
   • Wie sinken Fehlerquoten, Korrekturschleifen und Nacharbeiten?
   • Wie schnell können Produktänderungen in der DokuTechnische Dokumentation Der gesteuerte Prozess zur Übersetzung von technischen Inhalten (z.B. Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter) in verschiedene Sprachen, um sicherzustellen, dass die übersetzten Dokumente präzise, verständlich und kulturell angemessen sind für internationale Zielgruppen. Oft wird auch die Einheit, die sich um die Technische Dokumentation kümmert, so genannt. Für uns greift dieser Begriff allerdings zu kurz. umgesetzt werden?
3. Skalierbarkeit
   • Wie viele zusätzliche Produkte, Varianten und Sprachen kann das bestehende Team künftig bewältigen?
   • Welche Märkte werden dadurch überhaupt erst sinnvoll adressierbar?
4. Kosteneffekte ohne Stellenabbau
   • Reduktion von Übersetzungskosten über 3–5 Jahre
   • Weniger Zeitverlust in Audits und Kundenanfragen
   • Geringerer interner Such- und Abstimmungsaufwand
5. Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität
   • Moderne Werkzeuge signalisieren: „Wir nehmen eure Arbeit ernst und professionalisieren sie.“
   • Fachkräfte bleiben eher, wenn sie mit sinnvollen Tools arbeiten statt mit Copy-Paste-Routinen.

Fazit: Investieren Sie in Mehrwert, nicht in Stellenabbau

Die Einführung eines CCMS, TMS oder anderer Systeme für die Technische Dokumentation ist eine strategische Investition:

• in Datenqualität und Rechtssicherheit,
• in Auditierbarkeit und Compliance,
• in Wiederverwendung und Übersetzungsökonomie,
• in die Skalierbarkeit Ihrer Informationsprozesse.

Wer versucht, diese Investition primär über vermeintliche Personaleinsparungen zu rechtfertigen, greift zu kurz – und gefährdet die Akzeptanz des Projekts.

Der nachhaltige Ansatz ist, die Mehrwerte in den Mittelpunkt zu stellen:
Wie senkt das System langfristig Risiko und Kosten, wie erhöht es Qualität, Geschwindigkeit und Zufriedenheit – bei Kund:innen ebenso wie bei Mitarbeitenden?

Argumentationshilfe und Business Case gemeinsam entwickeln

Wenn Sie aktuell vor der Entscheidung stehen, in ein CCMS, TMS oder verwandte Lösungen zu investieren oder Ihre bestehende Dokumentationslandschaft zu modernisieren, unterstütze ich Sie gerne:

• bei der Erarbeitung eines belastbaren Business Case,
• bei der Übersetzung fachlicher Mehrwerte in Management-Kennzahlen,
• und bei der Konzeption von Prozessen und Rollen, damit sich Ihre Investition wirklich auszahlt.

Möchten Sie Ihre Argumentation für die Geschäftsführung schärfen?
Dann nehmen Sie Kontakt mit mir auf – und wir entwickeln gemeinsam eine Investitionsstory, die auf Mehrwert, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit setzt, nicht auf unrealistische Stellenkürzungen.