Business Case für Technische Dokumentation ist ein Thema, das in vielen Technischen Redaktionen aktuell ist. Worauf in der Praxis wirklich ankommt, jenseits von Marketing und Tool-Versprechen.
Das typische Muster in der Technischen Dokumentation
Bei größeren Investitionen in Systeme, werde ich immer wieder gefragt: „Wie viele Mitarbeiter sparen wir damit ein?“
Ob es um die Einführung eines Komponentenbasierten Content-Management-Systems (CCMS), eines Translation Management Systems (TMS) oder anderer Informationsmanagementlösungen geht, die Business-Case-Diskussion landet erstaunlich schnell bei den Personalkosten.
Das Problem: Diese Rechnung geht in der Praxis so gut wie nie auf. Ich kenne keinen einzigen belastbaren Anwendungsfall, in dem ein solches System in der Technischen Dokumentation tatsächlich ursächlich zu einem realen und nachhaltigen Stellenabbau geführt hat — zumindest nicht ohne deutliche negative Nebenwirkungen auf Qualität, Motivation und Projekterfolg.
Meine Erfahrung: 0. Kein einziger Fall.
Und noch etwas, das ich in Führungsrunden immer wieder sagen muss: Der Erfolg eines Projekts ist höchst fragwürdig, wenn die gleichen Kolleginnen und Kollegen ein System einführen und etablieren sollen, das angeblich anschließend ihren eigenen Job überflüssig macht. Das klingt nach einer Selbstverständlichkeit, und doch erlebe ich regelmäßig, dass genau dieses Szenario geplant wird. Mit vorhersehbaren Ergebnissen.
Zeit also, den Blick zu verändern: weg vom Stellenabbau, hin zu den Mehrwerten, die solche Systeme tatsächlich liefern.
Der klassische ROI-Fehler: Fokus auf Personalkosten
Warum ist der Fokus auf Mitarbeiter-Einsparung so problematisch?
Er ist fachlich unvollständig. Die größten Effekte moderner Systeme liegen nicht in „weniger Köpfen“, sondern in besseren Prozessen, geringerem Risiko und skalierbarer Arbeit. Wer nur die Personalkosten modelliert, blendet die eigentlich interessanten Argumente aus.
Er ist organisatorisch gefährlich. Wenn ein Projekt als Rationalisierungsmaßnahme wahrgenommen wird, sinkt die Akzeptanz massiv. Die besten Systeme scheitern dann an mangelnder Mitarbeit und verstecktem Widerstand. Nicht am System selbst, an der Art, wie es vermittelt wurde.
Er ist meist unrealistisch. In der Praxis zeigt sich sehr schnell: Inhalte müssen in mehr Sprachen, für mehr Zielgruppen und in mehr Kanälen erstellt und gepflegt werden. PDF, Online-Hilfe, Portal, App, das war vor 10 Jahren noch überschaubar. Heute ist es Standard. Mit weniger Personal ist das selten seriös möglich.
Kurz gesagt: Der Business Case „Wir sparen Mitarbeiter durch die Einführung neuer Systeme“ ist in der Technischen Dokumentation selten tragfähig, und blockiert mehr, als er nutzt.
Bedenken Sie außerdem: Eines Tages werden Sie möglicherweise Ihre Investition rechtfertigen müssen. Was, wenn die damals skizzierte Einsparung nicht stattgefunden hat? Die meisten Unternehmen sind auf Wachstum ausgelegt, ein paar Prozent jedes Jahr. Wie wollen Sie „immer mehr“ mit weniger Menschen schaffen, wenn gleichzeitig formelle Anforderungen und die Zahl der Anwendungsfälle steigen?
Die Engpass-Logik, die dabei übersehen wird
Es gibt einen Zusammenhang, den ich im Beratungsalltag immer wieder erklären muss und der in diesen ROI-Diskussionen fast vollständig fehlt: die Engpass-Logik.
Wenn die Technische Redaktion heute der Engpass im Prozess ist — also die Stelle, die Aufträge verzögert, weil sie mit der Dokumentationserstellung nicht nachkommt, dann entschärft ein CCMS diesen Engpass. Bis dahin stimmt die Rechnung. Was aber passiert, wenn gleichzeitig mit der Systemeinführung Personal abgebaut wird? Dann verlagert sich der Engpass. Statt zu langsamer Informationserstellung haben Sie plötzlich zu wenig Menschen, die das neue System einführen, pflegen und weiterentwickeln können. Der Engpass ist jetzt das Team — aber mit einem teureren System im Hintergrund, das sein Potenzial nicht entfalten kann.
Führungskräfte sind sehr schnell darin, nach mehr Ressourcen zu rufen, gemeint sind Menschen, die die Arbeit machen. Intern oder extern. Es lohnt sich immer, genau hinzuschauen und zu identifizieren, ob wirklich die Personaldecke der Engpass ist, oder eben die Prozesse, Systeme oder andere Umstände, in denen diese Menschen arbeiten müssen. Wenn Ihre Technische Redaktion mit drei Mitarbeitenden 300 Dokumente erstellt, könnte die Einheit mit vier Mitarbeitenden im Schnitt 400 erstellen. Theoretisch. Ich kann Ihnen aber nicht empfehlen, Ihre Kennzahlen so oberflächlich zu betrachten.
Die echten Investitionstreiber: Mehrwerte statt Personaleinsparung
Statt auf Stellenabbau zu schielen, sollten Führungskräfte Investitionen in CCMS, TMS & Co. über die Mehrwerte begründen, die direkt auf Risiko, Qualität und Skalierbarkeit wirken.
1. Datenqualität: Vom Dokument zum verlässlichen Informationsbestand
Ein CCMS bringt Struktur, Modularisierung und konsistente Terminologie in die Dokumentation. Das klingt technisch, hat aber sehr konkrete Auswirkungen: weniger Widersprüche zwischen Varianten, Produkttypen und Versionen; weniger Fehler bei Produktänderungen; schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender, weil sie auf strukturiertes, auffindbares Wissen zugreifen können.
Für die Geschäftsführung übersetzt sich das in weniger Reklamationen und Supportaufwände sowie eine professionellere Außenwirkung, weil Dokumentation verlässlich und konsistent wirkt.
2. Rechtssicherheit: Dokumentation als Risikoversicherung
Technische Dokumentation ist oft ein rechtlich relevantes Produktmerkmal. Das vergessen viele, bis es zu spät ist. Ein professionelles System unterstützt Versionierung — also welche Inhalte galten bei welcher Produktversion, und Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was freigegeben? Und es stellt Verfügbarkeit sicher: Wie schnell können im Streitfall relevante Informationen nachgewiesen werden?
Ich empfehle Ihnen ausdrücklich, Rechtssicherheit als zentrales Argument für die Investition zu nutzen. Haftungsrisiken lassen sich reduzieren, und in Produkthaftungsfällen oder bei Streitigkeiten ist eine revisionssichere Dokumentation die entscheidende Grundlage. Die Geschäftsführung kann dann sagen: „Wir können nachweisen, was wir vermittelt haben.“ Das ist ein Argument, das verstanden wird, auch ohne technischen Hintergrund.
3. Auditierbarkeit und Compliance: Belastbare Nachweise statt Datei-Chaos
In vielen Unternehmen wird Dokumentation immer noch mit Office-Dateien und File-Servern organisiert, historisch gewachsen, intransparent, kaum revisionssicher. Ich habe Unternehmen erlebt, bei denen ein Audit ernsthaften Stress verursacht hat, weil niemand sicher sagen konnte, welche Dokumentenversion zum Zeitpunkt der Auslieferung gültig war. Das ist kein Randproblem.
Ein dediziertes System bietet definierte Prüf- und Freigabeworkflows, vollständige Historie und Änderungsnachverfolgung sowie klar geregelte Rollen und Verantwortlichkeiten. Der Mehrwert: Audit-Sicherheit gegenüber Kunden, Zertifizierern und Behörden, und deutlich weniger Aufwand in Audits, weil Informationen strukturiert und auffindbar sind.
4. Wiederverwendung: Inhalte einmal erstellen, vielfach nutzen
Ein essenzieller Hebel ist die modulare Wiederverwendung von Inhalten. Standardbausteine für Sicherheitshinweise, Funktionsbeschreibungen, Produktfamilien, einmal erstellt, überall eingesetzt. Automatisierte Dokumentzusammenstellung aus Bausteinen, Reduktion redundanter Textpflege an Dutzenden Stellen.
Der Mehrwert: weniger Pflegeaufwand bei Produktänderungen, höhere Konsistenz über Produkte, Varianten und Sprachen hinweg, und Zeitgewinn für die Redaktion, um sich um komplexe Inhalte und bessere Nutzerführung zu kümmern.
Wichtig: Die so freiwerdende Kapazität wird in der Realität selten genutzt, um Stellen abzubauen. Stattdessen um endlich das zu tun, was vorher liegen blieb. Compliance-Lücken schließen, Wiederverwendung verbessern, neue Prozesse aufbauen.
5. Übersetzungskosten: Struktur schlägt Wortpreis
TMS und integrierte Übersetzungsprozesse entfalten ihren größten Effekt, wenn Struktur und Wiederverwendung konsequent umgesetzt sind. Wiederverwendete Module führen zu weniger neuen Übersetzungssegmenten, das ist direkt messbar in Euro pro Jahr. Terminologiemanagement reduziert Nacharbeiten und Missverständnisse. Übersetzungsprozesse werden standardisiert, nicht wertschöpfende Tätigkeiten automatisiert oder technisch unterstützt.
Wer Produkte in mehrere Märkte liefert, wird hier die konkretesten Einsparungen finden — nicht über Personalabbau, sondern über reduzierte Übersetzungskosten über mehrere Jahre, weniger Abstimmungsaufwand mit Dienstleistern und schnellere internationale Produkteinführungen, weil Dokumentation parallel wachstumsfähig ist.
6. Vernetzung und Integration: Dokumentation als Teil eines Informations-Ökosystems
Moderne Systeme sind kein isoliertes Werkzeug, sondern Knotenpunkte im Informationsfluss. Anbindung an PLM-, ERP-, PIM- oder Service-Systeme; Nutzung der Inhalte in Serviceportalen, E-Learning, Wissensdatenbanken; Bereitstellung von Informationen für After-Sales, Service und Vertrieb.
Der Mehrwert: Dokumentation wandelt sich vom Pflichtaufwand zum aktiven Wertschöpfungsfaktor. Informationen sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden, für Techniker, Kunden und Partner. Intelligente Informationen können neue Aufgaben erfüllen, und diese Mehrwerte kann man auch monetarisieren.
Warum Personaleinsparungen trotzdem selten eintreten
Trotz aller Effizienzgewinne zeigt die Praxis: Die Menge an Varianten, Sprachen und Medien nimmt kontinuierlich zu. Produkte werden komplexer, Updates häufiger. Dokumentation wird zunehmend als strategisches Asset wahrgenommen. Und mit den neuen Möglichkeiten der Systeme kommen neue Anwendungsfälle, die Vielfalt steigt.
Die Systeme helfen daher in erster Linie, ein wachsendes Arbeitsvolumen beherrschbar zu machen, ohne sofort mehr Mitarbeitende einstellen zu müssen, nicht, um bestehende Teams abzubauen.
Freie Kapazitäten werden genutzt für bessere Visualisierungen (Grafik, Animation, Video), einheitliche Informationsarchitektur über Produktlinien hinweg und neue Formate wie Online-Hilfen, Portale, Self-Service-Angebote.
Mit anderen Worten: Die Systeme verhindern den Kollaps der Teams, sie machen sie nicht überflüssig.
Change Management: Wer arbeitet freiwillig am eigenen Stellenabbau?
Ein oft unterschätzter Aspekt ist die psychologische Wirkung der Argumentation.
Wenn Mitarbeitende wahrnehmen, dass ein neues System primär eingeführt wird, um ihre Stellen abzubauen, passiert Folgendes: Akzeptanz bricht ein, Wissen wird zurückgehalten, Probleme werden ausgesessen statt gelöst, das System wird alibimäßig genutzt, aber nicht gelebt. Die Konsequenz: Das Potenzial des Systems bleibt ungenutzt, Schattenprozesse in Excel und Word bleiben bestehen, der erwartete ROI tritt nicht ein.
Wenn ich von Veränderungsmanagement schreibe, sind keine Guru-Workshops gemeint nach dem Motto „Du kannst alles schaffen, wenn du nur willst!“. Ich halte nicht viel von derartigen Ansätzen. Was ich meine, ist normales Führungsverhalten: die Mitarbeitenden transparent informieren, was die Ziele sind, wie sie erreicht werden sollen, und Entwicklungsperspektiven aufzeigen, die mit dem Tool einhergehen. Mitarbeitende können sich neue Beschäftigungsfelder erschließen und an der Veränderung selbst wachsen.
Ein erfolgreiches Projekt braucht deshalb eine klare Botschaft an das Management: „Wir investieren in professionelle Systeme, damit unsere guten Mitarbeiter effizienter arbeiten können, um so die Qualität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit zu verbessern, nicht, um Menschen zu ersetzen.“
Das ist die Voraussetzung dafür, dass das System überhaupt sein Potenzial entfalten kann. Seien Sie konsequent. Lassen Sie sich nicht von Scheinargumenten ins Boxhorn jagen — weder von denen, die den alten Weg gehen wollen, noch von denen, die mit Stellenabbau argumentieren, um die Investition durchzusetzen.
Sie werden in dieser Phase keine Freunde machen. Aber Ihre Aufgabe ist es nicht, Freunde zu finden, sondern die Abteilung zukunftsfähig aufzustellen.
Wie Sie als Führungskraft argumentieren können
Statt den Business Case in FTE zu rechnen, sollte die Argumentation auf Wertbeiträge und Risikoreduktion zielen:
Risikoperspektive: Welche Haftungsrisiken werden reduziert? Welche Normen, Richtlinien und Audit-Anforderungen lassen sich besser nachweisen?
Qualität und Effizienz: Wie sinken Fehlerquoten, Korrekturschleifen und Nacharbeiten? Wie schnell können Produktänderungen in der Doku umgesetzt werden?
Skalierbarkeit: Wie viele zusätzliche Produkte, Varianten und Sprachen kann das bestehende Team künftig bewältigen? Welche Märkte werden dadurch überhaupt erst sinnvoll adressierbar?
Kosteneffekte ohne Stellenabbau: Reduktion von Übersetzungskosten über 3–5 Jahre, weniger Zeitverlust in Audits und Kundenanfragen, geringerer interner Such- und Abstimmungsaufwand.
Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität: Moderne Werkzeuge signalisieren, dass Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden ernst nehmen und professionalisieren. Fachkräfte bleiben eher, wenn sie mit sinnvollen Tools arbeiten statt mit Copy-Paste-Routinen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das kein unwichtiger Punkt.
Investieren Sie in Mehrwert, nicht in Stellenabbau
Die Einführung eines CCMS, TMS oder anderer Systeme für die Technische Dokumentation ist eine strategische Investition: in Datenqualität und Rechtssicherheit, in Auditierbarkeit und Compliance, in Wiederverwendung und Übersetzungsökonomie, in die Skalierbarkeit Ihrer Informationsprozesse.
Wer versucht, diese Investition primär über vermeintliche Personaleinsparungen zu rechtfertigen, greift zu kurz, und gefährdet die Akzeptanz des Projekts.
Argumentieren Sie mit ISO-9001-Konformität, Revisionssicherheit und Wiederverwendung, mit Kosteneffekten bei der Lokalisierung und der Professionalisierung des Informationserstellungsprozesses. Hüten Sie sich aber davor, auch nur einen Gedanken daran zu verschwenden, wie viel Personal Sie mit einem solchen System einsparen werden. Die Rechnung geht nicht auf, und sie macht das Projekt kaputt, bevor es richtig begonnen hat.
Argumentationshilfe und Business Case gemeinsam entwickeln
Wenn Sie aktuell vor der Entscheidung stehen, in ein CCMS, TMS oder verwandte Lösungen zu investieren oder Ihre bestehende Dokumentationslandschaft zu modernisieren, unterstütze ich Sie gerne: bei der Erarbeitung eines belastbaren Business Case, bei der Übersetzung fachlicher Mehrwerte in Management-Kennzahlen, und bei der Konzeption von Prozessen und Rollen, damit sich Ihre Investition wirklich auszahlt.
Möchten Sie Ihre Argumentation für die Geschäftsführung schärfen? Dann nehmen Sie Kontakt mit mir auf — und wir entwickeln gemeinsam eine Investitionsstory, die auf Mehrwert, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit setzt, nicht auf unrealistische Stellenkürzungen.
Weiterführende Standards und Branchen-Information bei der tekom — Gesellschaft für Technische Kommunikation.
