Technische Dokumentation in der Wirtschaftskrise: Zwischen Kostendruck und strategischer Wertschöpfung

Die wirtschaftlichen Unsicherheiten und steigenden Kosten zwingen Unternehmen, ihre Prozesse zu hinterfragen und Effizienzpotenziale zu heben. Ein besonders sensibles Feld ist die Technische DokumentationTechnische Dokumentation Der gesteuerte Prozess zur Übersetzung von technischen Inhalten (z.B. Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter) in verschiedene Sprachen, um sicherzustellen, dass die übersetzten Dokumente präzise, verständlich und kulturell angemessen sind für internationale Zielgruppen. Oft wird auch die Einheit, die sich um die Technische Dokumentation kümmert, so genannt. Für uns greift dieser Begriff allerdings zu kurz. und Redaktion, die oft als Kostenfaktor betrachtet wird. Viele Unternehmensberater setzen in der aktuellen Krise verstärkt auf Outsourcing in Best Cost Countries (BCC), um Personalkosten zu senken – ein Ansatz, der jedoch differenziert betrachtet werden muss.

Tatsächlich gibt es repetitive Aufgaben, die sinnvoll ausgelagert werden können, um hochqualifiziertes Personal zu entlasten und wertschöpfende Tätigkeiten in den Fokus zu rücken. Doch eine unbedachte Verlagerung komplexer oder strategischer Dokumentationsprozesse kann langfristig hohe Risiken bergen.

Welche Aufgaben können ausgelagert werden – und welche nicht?

1. Sinnvolle Auslagerung repetitiver Tätigkeiten

Ein vollständiger Verzicht auf Outsourcing ist nicht immer notwendig. In vielen Fällen ist eine intelligente Arbeitsteilung sinnvoll, bei der einfache und repetitive Aufgaben ausgelagert werden, während hochwertigere und komplexe Tätigkeiten im Unternehmen verbleiben. Beispiele für solche Aufgaben sind:

• Klickarbeiten & manuelle Datenpflege
  • Konvertierung und Formatierung von Dokumenten (z. B. Umwandlung von Word-Dokumenten in HTML oder XML)
  • Aktualisierung von Produkt- oder Referenzdaten in Content-Management-Systemen
  • Tagging und sortieren großer Dokumentensammlungen
• Organisatorische Tätigkeiten & Vorbereitungsarbeiten
  • Verwaltung von Redaktionskalendern und Publikationsprozessen
  • Dokumentenprüfung auf Vollständigkeit (nicht inhaltlich, sondern formal)
  • Standardisierte Übersetzungsaufträge vorbereiten und verwalten

Solche Aufgaben sind zwar wichtig, erfordern jedoch kein tiefes technisches Verständnis. Ihre Verlagerung kann Kapazitäten für hochwertigere Tätigkeiten freisetzen.

2. Kritische Risiken bei der Auslagerung strategischer Dokumentationsprozesse

Während standardisierte, repetitive Arbeiten gut extern durchgeführt werden können, sollten wesentliche Kernaufgaben der Technischen Dokumentation weiterhin unternehmensintern betreut werden. Dazu gehören insbesondere:

• Erstellung sicherheitskritischer Dokumentationen
  • Anleitungen für Maschinen oder Software mit hoher Haftungsrelevanz
  • Normen- und gesetzeskonforme Dokumente, die spezifisches Fachwissen erfordern
• Produkt- und Prozessdokumentation mit hohem Abstimmungsbedarf
  • Dokumentation neuer Technologien, die tiefes Produktverständnis erfordert
  • Wissensintensive Schnittstellen-Dokumentationen für Entwicklungsteams
• Wissensmanagement und strategische Dokumentationsplanung
  • Strukturierung und Optimierung der gesamten Dokumentationsarchitektur
  • Integration neuer Technologien und Automatisierungsansätze in den Redaktionsprozess

Werden diese Aufgaben leichtfertig in externe Hände gegeben, droht nicht nur ein massiver Qualitätsverlust, sondern auch ein langfristiger Wissenstransfer aus dem Unternehmen heraus. Dies kann sich in der Zukunft als schwerwiegender Nachteil erweisen.

Technische Dokumentation als strategischer Wettbewerbsvorteil

Der Schlüssel liegt nicht darin, pauschal Kosten zu senken, sondern die richtigen Aufgaben an die richtigen Stellen zu vergeben. Unternehmen, die diesen Balanceakt beherrschen, profitieren gleich doppelt:

1. Durch kluge Auslagerung entlastetes internes Personal kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
2. Hochwertige Dokumentation verbessert die Produktqualität, steigert die Effizienz und sichert das unternehmenskritische Wissen.
3. Hochwertige und normenkonforme Dokumentation senkt Rechtsrisiken unkluges Outsourcing erhöht diese.

Aktuelle Trends für mehr Effizienz statt blinder Kostensenkung

Anstatt unreflektiert ganze Abteilungen ins Ausland zu verlagern, setzen immer mehr Unternehmen auf intelligente Lösungen:

• Automatisierung & KI-gestützte Dokumentation
  • KI-gestützte Tools übernehmen Routineaufgaben wie Formatierungen und Terminologie-Prüfungen.
  • Automatisierte Dokumentationsprozesse sparen Zeit und vermeiden Fehler.
  • Die strukturierten Daten in der Redaktion sind das Rückgrat der firmenweiten Digitalisierung.
• Hybride Modelle zwischen interner und externer Dokumentation
  • Kritische Inhalte werden intern erstellt, während einfache Aktualisierungen und Formatierungen extern erledigt werden.
• Modulares Dokumentationsmanagement
  • Durch modulare Redaktionsansätze lassen sich Inhalte effizienter wiederverwenden und besser auf Zielgruppen abstimmen.

Fazit: Smarte Arbeitsteilung statt radikaler Kostenkürzungen

Die Technische Dokumentation sollte nicht nur als Kostenfaktor betrachtet werden, sondern als strategische Ressource zur Sicherung von Unternehmenswissen und Produktqualität.

Sinnvolle Auslagerung repetitiver Aufgaben kann entlasten – aber eine zu starke Verlagerung kritischer Dokumentationsprozesse ins Ausland birgt hohe Risiken. Die richtige Balance aus interner Expertise, Automatisierung und selektivem Outsourcing kann der Schlüssel sein, um langfristigen Erfolg sicherzustellen.

Effizienzsteigerung ja – blinder Abbau der Dokumentation nein. Wer hier klug entscheidet, sichert sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten.

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