Technische Dokumentation in der Wirtschaftskrise ist ein Thema, das in vielen Technischen Redaktionen aktuell ist. Worauf in der Praxis wirklich ankommt, jenseits von Marketing und Tool-Versprechen.
Wenn Unternehmen unter Druck geraten, folgt in der Personaldiskussion immer dieselbe Reihenfolge. Zuerst kommen die direkten Produktionsbereiche unter die Lupe. Dann Vertrieb und Marketing. Und dann — spätestens in der zweiten Sparrunde, landet die Technische Dokumentation auf dem Tisch. Oft mit der Bemerkung, man könne das doch günstiger nach Polen, nach Indien oder in die Ukraine auslagern.
Ich halte das für einen Denkfehler. Nicht grundsätzlich, nicht pauschal, aber sehr oft.
Technische Dokumentation in der Wirtschaftskrise: was in der Praxis zählt
Was Outsourcing wirklich bedeutet
Outsourcing in Best Cost Countries (BCC) ist ein legitimes Werkzeug. Es gibt Aufgaben, die sich gut auslagern lassen, weil sie wenig Kontext, wenig Produktwissen und wenig Schnittstellenarbeit erfordern. Das sollte man ehrlich benennen, anstatt reflexartig alle Auslagerungsüberlegungen zu verdammen.
Die Frage ist nur: Welche Aufgaben sind das in der Technischen Dokumentation wirklich?
Konvertierungsarbeiten, das Überführen von Word-Dokumenten in XML oder HTML nach klaren Regeln, das formale Prüfen von Checklisten auf Vollständigkeit, das Vorbereiten standardisierter Übersetzungsaufträge — das alles kann man auslagern, wenn der Prozess gut definiert ist und die Qualitätssicherung im Haus bleibt. Diese Tätigkeiten erfordern Sorgfalt, aber kein tiefes Produktverständnis. Wer hier spart, spart an der richtigen Stelle.
Aber das ist eine sehr kleine Teilmenge von dem, was Technische Redakteure tatsächlich tun. Und genau hier beginnt das Problem.
Was Sie wirklich verlieren, wenn Sie zu weit gehen
Ich erlebe immer wieder, dass Unternehmen den Umfang der Technischen Dokumentation unterschätzen, weil sie von außen kaum sichtbar ist. Eine Betriebsanleitung entsteht nicht dadurch, dass jemand ein Produkt beschreibt. Sie entsteht dadurch, dass jemand versteht, wie das Produkt funktioniert, welche Risiken es birgt, was der Anwender wissen muss, um es sicher zu bedienen, und welche gesetzlichen Anforderungen dabei gelten. Das ist Fachwissen, das durch Jahre der Mitarbeit an Projekten entsteht — und das sich nicht in einem Briefing-Dokument an einen externen Dienstleister übertragen lässt.
Wenn Sie einen erfahrenen Technischen Redakteur durch eine günstigere externe Lösung ersetzen, verlieren Sie zunächst die Person. Aber was Sie mittel- und langfristig verlieren, ist das institutionelle Gedächtnis: das Wissen über Ihre Produkte, Ihre Normen, Ihre Terminologie, Ihre spezifischen regulatorischen Anforderungen, Ihre Kunden und deren Sprache. Dieses Wissen lässt sich nicht aus einem Fileserver wiederherstellen.
Ich erinnere mich an einen Fall — ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen —, das nach einer Auslagerungsaktion zwei Jahre später festgestellt hat, dass die extern erstellte Dokumentation bei der nächsten Maschinengeneration nicht mehr verwendbar war. Nicht weil sie schlecht geschrieben war, sondern weil der externe Dienstleister die Designentscheidungen der neuen Baureihe nicht kannte und nicht verstehen konnte, weil er in der Entstehungsphase nicht eingebunden war. Die Folge: die gesamte Dokumentation musste neu erstellt werden, teurer, als wenn man die internen Kapazitäten erhalten hätte.
Wissenstransfer aus dem Unternehmen heraus ist keine abstrakte Gefahr. Er ist ein konkreter, schwer rückgängig zu machender Schaden.
Die rechtliche Dimension, die in der Kostendiskussion fehlt
Was mich bei den meisten Outsourcing-Diskussionen am meisten irritiert: Die Kostenseite wird genau kalkuliert, die Risikoabsicherungsseite nicht.
Die Technische Dokumentation ist, rechtlich betrachtet, Teil des Produktes. Das steht so nicht explizit im Gesetz, ergibt sich aber aus der Maschinenrichtlinie, dem Produktsicherheitsgesetz und der Produkthaftungsrichtlinie. Solange die Dokumentation nicht vollständig und normkonform ist, darf ein Produkt in vielen Branchen nicht ausgeliefert werden, jedenfalls nicht ohne Haftungsrisiko. Eine unvollständige oder fehlerhafte Betriebsanleitung kann bei einem Unfall als Mitursache gewertet werden.
Was kostet ein Produktrückruf? Was kostet ein Haftungsfall? Was kostet ein Lieferstopp, weil die Dokumentation nicht CE-konform ist und das Produkt nicht aus dem Lager bewegt werden darf?
Diese Zahlen stehen nicht in dem Excel, das die Personalkosten der Technischen Redaktion ausweist. Aber sie sollten da stehen.
Meine Erfahrung: Wer die Technische Dokumentation als reinen Kostenfaktor betrachtet, hat ihren Beitrag zur Risikoabsicherung noch nie konkret beziffert. Wenn Sie das durchgerechnet haben — wirklich durchgerechnet, inklusive Haftungsszenarien und Lieferverzögerungen, dann sieht die Kalkulation meistens ganz anders aus.
Was statt blinder Kostensenkung funktioniert
Es gibt bessere Wege, um in einer wirtschaftlich schwierigen Phase Effizienz aus der Technischen Dokumentation herauszuholen. Nicht durch Stellenabbau, sondern durch Prozessoptimierung.
Der erste Hebel ist die Wiederverwendung von Inhalten. Wenn dasselbe Unternehmen dieselbe Warnung, denselben Sicherheitshinweis oder dieselbe Montageanleitung in zehn verschiedenen Dokumenten einzeln pflegt, dann ist das kein Personalüberhang, das ist Prozessverschwendung. Ein gut konfiguriertes CCMS mit modularer Redaktion kann diesen Aufwand drastisch reduzieren, ohne dass eine einzige Stelle abgebaut werden muss.
Der zweite Hebel ist smarte Automatisierung. KI-gestützte Terminologieprüfung, automatisierte Formatierungsregeln, assistierte Übersetzungsvorbereitung, das sind Werkzeuge, die heute verfügbar sind und echte Zeitgewinne bringen. Kein Zaubermittel, aber ein realistischer Effizienzgewinn von 20 bis 30 % in den richtigen Bereichen. Wer mir erzählt, KI löse alle Dokumentationsprobleme, übertreibt. Wer sagt, KI bringe nichts, hat sich noch nicht ernsthaft damit beschäftigt.
Der dritte Hebel ist das hybride Modell: Kernaufgaben intern behalten, wirklich repetitive und kontextarme Arbeiten selektiv auslagern. Das erfordert Führungsarbeit — die Definition klarer Schnittstellen, ein sauberes Briefingkonzept, ein Qualitätssicherungsverfahren für externe Leistungen. Wer das nicht leistet, wer einfach Aufgaben nach außen gibt und hofft, dass es schon gutgeht, wird enttäuscht werden.
Strukturieren, nicht abbauen
Die Technische Dokumentation sollte in einer wirtschaftlichen Krise nicht schrumpfen, sie sollte smarter werden. Das ist die realistischere Alternative, kein Widerspruch zur Kostendisziplin zu einem Ansatz, der kurzfristig Budgetzeilen reduziert und mittelfristig Haftungsrisiken produziert.
Was ich Verantwortlichen in dieser Situation empfehle: Machen Sie zuerst eine ehrliche Analyse. Wo in Ihrem Dokumentationsprozess steckt wirklich Ineffizienz? Wo wird doppelt gearbeitet, weil Systeme nicht integriert sind? Wo wird manuell gepflegt, was automatisiert werden könnte? Und wo — ganz konkret — würde ein Personalabbau ein Risiko erzeugen, das Sie in einem Haftungsfall nicht erklären wollen?
Diese Fragen sind unbequem. Aber sie sind die richtigen Fragen.
Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit, das gilt auch hier. Aber der Weg, mit der Zeit zu gehen, ist nicht der Abbau von Fachkompetenz. Der Weg ist die Professionalisierung von Prozessen und der gezielte Einsatz von Technologie, damit das vorhandene Know-how mehr leistet als bisher.
Weiterführende Standards und Branchen-Information bei der tekom — Gesellschaft für Technische Kommunikation.
Mehr zu konkreten Praxisfällen finden Sie in unserer Beitragsreihe zu Künstlicher Intelligenz und Technischer Dokumentation.
