Wenn mich ein Geschäftsführer eines kleinen Betriebs nach Digitalisierung fragt, geht es fast immer zuerst um Software. Welches CRM, welche Buchhaltung, welche Cloud. Das ist die falsche erste Frage. Software löst kein Problem, das vorher niemand beschrieben hat. Ich erlebe seit über 30 Jahren in der Branche, woran digitale Projekte scheitern: selten an der Technik, fast immer daran, dass das Wissen über die eigenen Abläufe nur in den Köpfen einzelner Leute steckt.
Genau hier setze ich an. Digitalisierung in einem kleinen Unternehmen ist zu großen Teilen eine Aufgabe der Dokumentation: Wie schreiben Sie auf, was Sie tun, damit eine Maschine, ein neuer Mitarbeiter oder ein KI-System überhaupt etwas damit anfangen kann? Ich erkläre, warum das so ist und wie Sie vorgehen, ohne Ihr Budget zu sprengen.
Warum Software allein nichts rettet
Ein typisches Bild aus meiner Beratungspraxis: Ein Betrieb mit zwölf Leuten kauft ein CRM, weil die Kundendaten überall verstreut liegen. Nach einem halben Jahr nutzt es niemand richtig. Der Grund ist selten das Werkzeug. Der Grund ist, dass nie festgelegt wurde, wie ein Kundenkontakt eigentlich abläuft, wer ihn erfasst und in welchem Moment. Das CRM erbt das Chaos, das vorher auf Zetteln und in Outlook-Postfächern lag.
Software macht einen Prozess schneller, den Sie schon verstanden haben. Sie macht einen Prozess nicht besser, den niemand beschreiben kann. Deshalb fange ich bei meinen Kunden immer mit der gleichen Übung an: Wir schreiben drei oder vier Kernabläufe so auf, dass eine fremde Person sie nachvollziehen könnte. Auftragsannahme, Angebotserstellung, Reklamation. Sobald das auf dem Tisch liegt, sieht man die doppelten Wege, die unnötigen Genehmigungsschleifen und die Stellen, an denen Wissen verloren geht. Erst dann lohnt sich die Frage nach dem Werkzeug.
Das stille Risiko: Wissen in Köpfen
In kleinen Unternehmen kennt der Inhaber oft jeden Handgriff. Das fühlt sich nach Kontrolle an und ist in Wahrheit das größte Digitalisierungshindernis. Solange das Wissen über Maschinenwartung, Lieferantenkonditionen oder die korrekte Bedienung der Anlage nur im Kopf von zwei, drei Personen liegt, lässt sich nichts davon automatisieren, übergeben oder skalieren.
Ich habe das in meinem Buch sinngemäß so formuliert: Es hilft Ihnen gar nichts, die einzige Person zu sein, die weiß, wie etwas funktioniert. Spätestens wenn mehrere Personen beteiligt sind und auch nur eine anders denkt als Sie, entstehen Fehler. Für die Digitalisierung gilt dasselbe in härter. Ein KI-Assistent, der Ihren Mitarbeitern Fragen zur Anlage beantworten soll, kann nur so gut sein wie die Dokumentation, auf die er zugreift. Gibt es diese Dokumentation nicht, hilft auch das teuerste Sprachmodell nicht weiter. Wie sich das im Detail auswirkt, habe ich an einem konkreten Vergleich gezeigt, als ich zwei KI-Modelle an einer praxisnahen Betriebsanleitung gemessen habe.
Der erste Digitalisierungsschritt ist also banal und unbequem zugleich: Holen Sie das Wissen aus den Köpfen und legen Sie es an einer Stelle ab, auf die andere zugreifen können. Strukturiertes Wissensmanagement gilt vielen als Luxus für Konzerne. Für einen kleinen Betrieb ist es die Voraussetzung dafür, dass jeder weitere Schritt überhaupt gelingt. Wie viel dabei verloren geht, wenn man es nicht tut, beschreibe ich im Beitrag zu Effizienzsteigerung durch strukturiertes Wissensmanagement.
Groß planen, klein starten
Aus meinem Buch stammt ein Grundsatz, den ich bei jedem Digitalisierungsprojekt anwende: groß planen, klein starten. Das bedeutet, Sie behalten das Ziel im Blick, ohne alles auf einmal zu wollen.
Groß planen heißt: Sie überlegen sich, wo Ihr Betrieb in drei Jahren stehen soll. Wollen Sie schneller liefern, weniger Reklamationen, weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen? Diese Richtung legt fest, welche Werkzeuge später zusammenpassen müssen. Ein Buchhaltungsprogramm, das keine Schnittstelle zu Ihrem Auftragssystem hat, ist eine Sackgasse, egal wie günstig es ist.
Klein starten heißt: Sie suchen sich genau einen Ablauf, der weh tut, und digitalisieren nur diesen. Vielleicht die Auftragsbestätigung, die heute von Hand getippt wird. Sie beschreiben den Ablauf sauber, wählen ein einfaches Werkzeug und führen es mit einer kleinen Gruppe ein. Funktioniert es, nehmen Sie den nächsten Ablauf. So sammeln Sie Erfolge, statt sich an einem Großprojekt zu verheben, das niemand mehr versteht.
Diesen Rhythmus halte ich für entscheidend gerade in kleinen Betrieben. Sie haben keine eigene IT-Abteilung, die ein halbes Jahr lang eine Migration begleitet. Sie haben Leute, die nebenbei die laufende Arbeit erledigen müssen. Ein Projekt in kleinen, abgeschlossenen Schritten überfordert diese Leute nicht.
Standards statt Einzellösungen
Eine Sache, die ich kleinen Unternehmen besonders ans Herz lege: Verlassen Sie sich auf etablierte Standards, wo es sie gibt. Ich sehe oft, dass Betriebe sich eigene Lösungen basteln, weil sie meinen, ihr Fall sei besonders. In den meisten Fällen ist er das nicht.
Für die Dokumentation Ihrer Produkte gibt es klare Vorgaben und Normen. Wer eine Maschine in Verkehr bringt, muss seine Anleitung ohnehin bestimmten Anforderungen genügen lassen, und ab 2027 darf die Betriebsanleitung digital geliefert werden. Wer seine Dokumentation früh strukturiert und nach einem Standard aufbaut, spart sich später teure Nacharbeit. Das gilt für die Auswahl eines Redaktionssystems genauso wie für die Frage, in welchem Format Sie Ihre Daten ablegen. Daten, die einem Standard folgen, lassen sich übersetzen, durchsuchen und von einer KI auswerten. Daten in einem selbstgebauten Format sind eine Last, die Sie mit jedem weiteren Jahr teurer mitschleppen.
Standards zahlen sich über die Technik hinaus aus, weil sie Sie unabhängiger von einzelnen Anbietern machen. Wenn Ihre Daten einem offenen Format folgen, können Sie das Werkzeug wechseln, ohne von vorne anzufangen. Das ist für einen kleinen Betrieb bares Geld wert, weil Sie nicht in der Preisspirale eines einzigen Anbieters festsitzen.
Menschen vor Werkzeugen
Über Erfolg oder Scheitern entscheidet am Ende ein Punkt. Ich habe gut geplante Projekte scheitern sehen, weil niemand die Leute eingebunden hat. Digitalisierung verändert, wie Menschen arbeiten, und das weckt zunächst Widerstand.
Reden Sie offen mit Ihren Mitarbeitern, warum Sie etwas ändern. Zeigen Sie den konkreten Vorteil, nicht die abstrakte Zukunftsfähigkeit. Ein Sachbearbeiter interessiert sich nicht für Digitalisierung. Er interessiert sich dafür, dass er die Auftragsbestätigung nicht mehr dreimal abtippen muss. Genau diese kleinen, spürbaren Erleichterungen gewinnen die Leute. Eine Warnung aus meiner Praxis: Begründen Sie ein digitales Projekt niemals mit Personaleinsparung. Das tritt erfahrungsgemäß nicht ein und schickt von Anfang an das falsche Signal in die Belegschaft. Argumentieren Sie mit weniger Fehlern, mit weniger stumpfer Wiederholarbeit, mit verlässlichen Abläufen.
Digitalisierung in einem kleinen Unternehmen funktioniert als Folge sauberer kleiner Schritte, nicht als einmaliger Sprung. Sie beginnt damit, dass Sie aufschreiben, was Sie tun, und sie gelingt nur, wenn die Menschen sie mittragen. Die Werkzeuge kommen danach, und sie sind der einfachste Teil.
Wenn Sie unsicher sind, an welcher Stelle Sie bei sich anfangen sollten, sehe ich mir Ihre Abläufe gern einmal mit Ihnen an. Oft reicht ein klarer Blick von außen, um die erste sinnvolle Schraube zu finden.
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— Johann Jörgen Schübeler, Schübeler Consulting
