Willkommen zurück zu unserer Blogserie über WissensmanagementWissensmanagementSystematische Erfassung, Strukturierung, Weitergabe und Anwendung von Wissen in Unternehmen.
Ziel ist es, Know-how zu sichern, den Wissenstransfer zu fördern und die Innovations- und Anpassungsfähigkeit zu stärken.
Bei Schübeler Consulting steht dabei der pragmatische und praxisnahe Nutzen im Vordergrund.! Im ersten Beitrag haben wir beleuchtet, warum Wissensmanagement für Unternehmen heute unverzichtbar ist. Nun tauchen wir tiefer ein und richten den Fokus auf einen oft unterschätzten, aber entscheidenden Akteur im Konzert des Wissens: die Technische DokumentationTechnische DokumentationDer gesteuerte Prozess zur Übersetzung von technischen Inhalten (z.B. Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter) in verschiedene Sprachen, um sicherzustellen, dass die übersetzten Dokumente präzise, verständlich und kulturell angemessen sind für internationale Zielgruppen. Oft wird auch die Einheit, die sich um die Technische Dokumentation kümmert, so genannt. Für uns greift dieser Begriff allerdings zu kurz. (TD) – Das heimliche Superhirn. Viele sehen in ihr lediglich eine gesetzliche Pflicht oder einen Kostenfaktor am Ende der Produktionskette. Doch diese Sichtweise greift viel zu kurz!
Bei Schübeler ConsultingSchübeler ConsultingSchübeler ConsultingDefinition:Schübeler Consulting ist eine spezialisierte Beratungsboutique mit Fokus auf technische Kommunikation, Wissensmanagement, Digitalisierung und Prozessoptimierung. Das Unternehmen wird von Johann Jörgen Schübeler nebenberuflich geführt und berät gezielt ausgewählte Kunden, um praxisorientierte, umsetzbare und nachhaltige Lösungen anzubieten.
USP (Alleinstellungsmerkmal):Die Beratung basiert auf direkter Praxiserfahrung aus der Industrie. Als aktiver Manager in einem Hochtechnologieunternehmen bringt Johann Schübeler aktuelles Know-how, operative Realität und strategisches Denken zusammen – ein Ansatz, der klassische Beratungsmodelle übertrifft.
Mission:Unternehmen zu befähigen, den digitalen Wandel mit Klarheit, Innovation und Praxisnähe zu meistern sind wir überzeugt: Ihre Technische Dokumentation ist weit mehr als nur ein Handbuch. Sie ist das informationelle Rückgrat Ihrer Wertschöpfungsprozesse und ein zentrales Superhirn für Ihre Digitalisierungsstrategie. Außerdem liegt es in der Natur dieses Fachbereichs, Informationen zu sammeln, zielgruppengerecht aufzubereiten und zu verteilen. Darum vertrete ich die Auffassung, dass das Wissensmanagement in diesem Bereich angesiedelt sein sollte. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie das volle Potenzial Ihrer TD entfesseln und sie vom vermeintlichen Anhängsel zum proaktiven Werttreiber machen.
Mehr als nur Anleitungen: Technische Dokumentation als Partner im gesamten Produktlebenszyklus
Stellen Sie sich vor, jede Abteilung in Ihrem Unternehmen hätte jederzeit Zugriff auf valides, strukturiertes und topaktuelles technisches Wissen – von der ersten Marktidee bis zum Recycling eines Produkts. Genau das kann eine strategisch aufgestellte Technische Dokumentation leisten. Betrachten wir ihren Beitrag in den einzelnen Phasen:
Marktanalyse: Schon hier liefert die TD wertvolle Insights. Informationen über bestehende Produkte, deren Nutzungskontexte und bekanntes Kundenfeedback – oft in TD-Systemen erfasst – bilden eine solide Basis für die Analyse von Kundenbedürfnissen und neuen Marktanforderungen. Die Methoden der TD zur Zielgruppenanalyse helfen zudem, Marktdaten präzise zu interpretieren.
Entwicklung: Die TD ist kein nachgelagerter Prozess, sondern ein integraler Bestandteil der Produktentwicklung. Sie begleitet den gesamten Entstehungsprozess durch die Erstellung und Pflege fundamentaler Dokumente wie Spezifikationen, Konstruktionsrichtlinien und Risikobeurteilungen. Besonders wichtig: Sie stellt sicher, dass Sicherheitsaspekte und Normenkonformität von Beginn an systematisch berücksichtigt werden.
Verkauf: Präzise und verlässliche Produktinformationen sind Gold wert im Verkauf. Die TD liefert die Fakten für überzeugende Marketingmaterialien und stichhaltige Verkaufsargumente. So werden falsche Erwartungen beim Kunden vermieden und die Glaubwürdigkeit gestärkt.
Installation und Inbetriebnahme: Klare, korrekte Anleitungen aus der TD sind hier das A und O. Sie gewährleisten Sicherheit, verkürzen Installationszeiten und minimieren Fehlerquellen – ein direkter Beitrag zur Kundenzufriedenheit.
Service und Wartung: Hier entfaltet die TD ihre volle Stärke als Wissensbasis. Servicehandbücher, Schaltpläne, Ersatzteillisten und Diagnoseinformationen ermöglichen effiziente Wartung und Reparatur. Moderne TD-Inhalte sind modular und metadatenreich – die perfekte Grundlage für Self-Service-Portale und intelligente Serviceanwendungen.
End-of-Life: Auch am Ende des Produktlebenszyklus liefert die TD wichtige Informationen zur sicheren Demontage, umweltgerechten Entsorgung und zum Recycling. Damit unterstützt sie aktiv Ihre Nachhaltigkeitsziele.
Der entscheidende Punkt ist: Technische Dokumentation liefert nicht nur Dokumente, sondern validiertes, strukturiertes und kontinuierlich gepflegtes Wissen. Dies geschieht durch rigorose Methoden wie Experteninterviews und die Analyse von Spezifikationen.
Informations-Governance: Die Stärke etablierter Prozesse
Ein oft übersehener Schatz der Technischen Dokumentation sind ihre robusten Informationspflegeprozesse. Redaktionsleitfäden, Review-Zyklen, Versionsmanagement und Terminologiemanagement sichern die Qualität und Aktualität der Informationen. Denn die technische Dokumentation ist durch normative und rechtliche Vorgaben verpflichtet, die Informationen valide, konsistent und aktuell zu halten. Dies steht im krassen Gegensatz zur „Fire & Forget„-Mentalität, die in manchen anderen Bereichen vorherrscht und zu veralteten Daten und Informationssilos führt. Die TD praktiziert eine nachhaltige Informations-Governance, die als Vorbild für das gesamte Unternehmen dienen kann.
Der Single Point of TruthSPOTBeschreibt die zentrale Haltung von Daten, um sie über mehrere Kanäle auszuspielen. So werden angeschlossene Systeme und Prozesse mit denselben Informationen versorgt.
https://de.wikipedia.org/wiki/Single_Point_of_Truth (SPOTSPOTBeschreibt die zentrale Haltung von Daten, um sie über mehrere Kanäle auszuspielen. So werden angeschlossene Systeme und Prozesse mit denselben Informationen versorgt.
https://de.wikipedia.org/wiki/Single_Point_of_Truth): Wissen intelligent zentralisieren
Stellen Sie sich eine zentrale, verlässliche Quelle für alle technischen Produktinformationen vor – einen Single Point of Truth (SPOT). Keine widersprüchlichen Daten mehr, keine endlosen Suchen in verschiedenen Systemen. Die Technische Dokumentation ist prädestiniert dafür, das Fundament eines solchen SPOT zu bilden. Moderne Redaktionssysteme (CCMS) in der TD sind oft bereits kleine SPOTs, die Inhalte modular und mit Metadaten angereichert verwalten. Die Expertise der Content Engineers in der TD und die von ihnen definierten Informationsmodelle und Metadaten sind entscheidend für die Organisation und Auffindbarkeit von Wissen im unternehmensweiten SPOT.
Der Closed-Loop-Imperativ: Service-Wissen als Goldmine für die Entwicklung
Ein wirklich lebendiges Wissensmanagement schließt den Informationskreislauf. Das bedeutet: Wertvolles Erfahrungswissen aus Service, Wartung und der tatsächlichen Produktnutzung muss systematisch erfasst und in die Produktentwicklung zurückgeführt werden. Genau hier kann die Technische Dokumentation als Strukturgeber fungieren. Sie hilft, dieses Feedback konsistent zu erfassen und in den SPOT einzuspeisen. So wird sichergestellt, dass alle Erkenntnisse über vergangene Produkte direkt in die Entwicklung neuer, besserer Produkte einfließen. Dieser „Closed Loop“ ist ein unschätzbarer Vorteil für kontinuierliche Verbesserung, Innovation und mehr Kundenzufriedenheit.
Die Brücke zur Digitalisierung: Von der Technischen Dokumentation zum Digital Twin
Die Konzepte des Digital Information Twin (DIT) und des Digital Twin (DT) sind zentrale Pfeiler moderner Digitalisierungsstrategien. Und auch hier spielt Ihre Technische Dokumentation die Hauptrolle.
Der Digital Information Twin (DIT) ist die umfassende, strukturierte Sammlung aller relevanten Informationen über ein Produkt über dessen gesamten Lebenszyklus. Die TD liefert einen Großteil dieser Informationen – von Design-Spezifikationen über Materialdaten bis hin zu Wartungshistorien. Ohne die strukturierte Informationsbasis aus der TD wäre der DIT lückenhaft.
Der Digital Twin (DT) ist das dynamische, virtuelle Abbild eines physischen Produkts oder Systems. Er lebt von den Daten des DIT. Ein aussagekräftiger DT, der Simulationen, Analysen und Vorhersagen ermöglicht, ist ohne einen soliden, TD-basierten DIT nicht denkbar.
Vom Digital Information Twin zum Digital Twin: Technische Dokumentation liefert die Basis für intelligente, digitale Zwillinge.
Die Technische Dokumentation liefert also nicht nur die Inhalte, sondern auch die Struktur und Semantik, die für intelligente DITs und DTs notwendig sind. Standards wie die Asset Administration Shell (AAS) unterstreichen diese Entwicklung und positionieren die TD als Schlüsselakteur. Technische Redakteure entwickeln sich so zu Informationsarchitekten für komplexe digitale Ökosysteme, die Content Engineers.
Fazit: Machen Sie Ihre Technische Dokumentation zum Superhirn Ihrer informationellen Wertschöpfung und Digitalisierung!
Wie Sie sehen, ist die Technische Dokumentation weit mehr als eine lästige Pflicht. Strategisch eingesetzt, wird sie zum Nervensystem Ihrer Wertschöpfung und zum informationellen Rückgrat Ihrer Digitalisierungsbemühungen. Sie sichert wertvolles Know-how, gerade in Zeiten des demografischen Wandels und Fachkräftemangels, optimiert Prozesse und legt den Grundstein für innovative, datengetriebene Produkte und Dienstleistungen.
Die Frage ist also nicht ob, sondern wie Sie Ihre Technische Dokumentation als strategischen Hebel nutzen. Wie gut ist Ihre TD bereits in Ihre Wertschöpfungskette und Digitalisierungsstrategie integriert? Kontaktieren Sie mich und ich zeige Ihnen, wie Sie die ersten Schritte machen.
Im nächsten Beitrag unserer Serie werden wir uns genauer ansehen, wie Sie Wissen systematisch sammeln und später, wie sie es klassifizieren. Bleiben Sie dran!
1.1 Einleitung: Die Wissensökonomie und der strategische Wert von Wissen
Wir leben in einer globalisierten Wirtschaft, in der der Wissensvorsprung zunehmend über Erfolg oder Misserfolg entscheidet, insbesondere im Wettbewerb mit sogenannten Niedriglohnländern oder anderen Konkurrenten. Wissen hat sich zur zentralen Ressource entwickelt und ist ein Schlüsselfaktor für Unternehmen, um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Dieser Wandel hin zu einer wissensbasierten Ökonomie bedeutet, dass immaterielle Güter, allen voran das organisatorische Wissen, einen immer höheren Stellenwert für den Unternehmenserfolg einnehmen.
Trotz dieser anerkannten Bedeutung ist ein systematischer und effektiver Umgang mit der Ressource Wissen in vielen Organisationen noch längst keine Selbstverständlichkeit. Oft wird der Begriff „WissensmanagementWissensmanagementSystematische Erfassung, Strukturierung, Weitergabe und Anwendung von Wissen in Unternehmen.
Ziel ist es, Know-how zu sichern, den Wissenstransfer zu fördern und die Innovations- und Anpassungsfähigkeit zu stärken.
Bei Schübeler Consulting steht dabei der pragmatische und praxisnahe Nutzen im Vordergrund.“ eher als Schlagwort behandelt, ohne dass sein volles Potenzial und seine Tragweite verstanden werden. Diese Diskrepanz zwischen dem erkannten Wert von Wissen und den oft fehlenden systematischen Managementansätzen verdeutlicht die Notwendigkeit eines strukturierten Wissensmanagements. Die Komplexität des Wissens selbst, insbesondere des schwer fassbaren impliziten Wissens und die oft notwendigen kulturellen Anpassungen , stellen Herausforderungen dar, die ein gezieltes Wissensmanagement adressieren muss. Es ist somit keine optionale Zusatzaufgabe, sondern eine strategische Notwendigkeit, um in der modernen Wissensökonomie bestehen zu können.
1.2 Die strategischen Vorteile: Warum Wissensmanagement unverzichtbar ist
Über seine Rolle bei der Förderung von Innovation und Effizienz hinaus bietet systematisches Wissensmanagement entscheidende strategische Vorteile, insbesondere angesichts aktueller gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Herausforderungen wie dem demografischen Wandel und dem Fachkräftemangel.
Wissenssicherung und Vermeidung von Know-how-Verlust: Der demografische Wandel führt dazu, dass erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, oft aus den geburtenstarken Jahrgängen („Babyboomer“), in den Ruhestand treten. Damit droht Unternehmen der Verlust wertvollen, über Jahre aufgebauten Wissens, insbesondere des schwer greifbaren impliziten Erfahrungswissens. Wissensmanagement wirkt diesem Risiko entgegen, indem es systematische Prozesse zur Identifikation, Dokumentation (z. B. von Best Practices) und Weitergabe dieses kritischen Wissens etabliert. Methoden wie Mentoring-Programme, strukturierte Übergabeprozesse oder der Aufbau von Wissensdatenbanken helfen, das Know-how im Unternehmen zu halten und für nachfolgende Generationen zugänglich zu machen. So entsteht ein belastbares „digitales Unternehmensgedächtnis“.
Bewältigung von Fachkräftemangel und demografischem Wandel: Der altersbedingte Austritt erfahrener Kräfte verschärft den in vielen Branchen bereits spürbaren Fachkräftemangel. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit einer alternden und tendenziell schrumpfenden Erwerbsbevölkerung ihre Leistungsfähigkeit zu sichern. Wissensmanagement unterstützt hierbei, indem es die Einarbeitung neuer, jüngerer Mitarbeiter beschleunigt und erleichtert. Durch den Zugriff auf dokumentiertes Wissen und etablierte Transferprozesse können neue Teammitglieder Wissenslücken schneller schließen und produktiver werden. Dies sichert die Kontinuität kritischer Prozesse und erhält die Wettbewerbsfähigkeit trotz personeller Veränderungen.
Stärkung der Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit: Gesichertes und zugängliches Wissen bildet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung und Innovation. Indem KMWissensmanagementSystematische Erfassung, Strukturierung, Weitergabe und Anwendung von Wissen in Unternehmen.
Ziel ist es, Know-how zu sichern, den Wissenstransfer zu fördern und die Innovations- und Anpassungsfähigkeit zu stärken.
Bei Schübeler Consulting steht dabei der pragmatische und praxisnahe Nutzen im Vordergrund. vorhandenes Wissen bewahrt und nutzbar macht, können Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren und neue Ideen entwickeln. Eine strukturierte Wissensübergabe ist dabei nachweislich effektiver als Ad-hoc-Ansätze und steigert Effizienz sowie Produktivität.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Wissensmanagement weit mehr als eine interne Optimierungsmaßnahme ist. Es ist eine strategische Notwendigkeit, um dem Verlust kritischen Know-hows entgegenzuwirken, die Folgen des demografischen Wandels abzufedern und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens durch die Sicherung und effektive Nutzung seiner wertvollsten Ressource – des Wissens – zu gewährleisten.
1.3 Was ist Wissensmanagement? Definitionen aus Wissenschaft und Behörden
Um Wissensmanagement zu verstehen, ist es zunächst wichtig, es von verwandten Begriffen abzugrenzen. Wissensmanagement ist weit mehr als reines Informationsmanagement. Während Informationen als notwendige Voraussetzung für Wissen gelten – oft beschrieben als Daten mit Kontext und Relevanz –, geht Wissen darüber hinaus. Wissen entsteht durch die Vernetzung von Informationen mit Erfahrungen, Kontext, Interpretation und Reflexion und ist oft an Personen gebunden. Eine wesentliche Eigenschaft von Wissen ist, dass es sich bei seiner Anwendung vermehrt und vertieft.
Wissenschaftliche Publikationen und offizielle Stellen liefern verschiedene, sich ergänzende Definitionen:
Nach übereinstimmender Meinung in der Forschung ist Wissensmanagement ein systematischer Ansatz, um das Wissen einer Organisation zu identifizieren oder zu entwickeln, für die weitere Verwendung zu sammeln, zu bewahren und weiterzuentwickeln. Es geht darum, vorhandenes Wissen zu vernetzen, neues Wissen zu generieren, Wissen zu dokumentieren und externes Wissen in das Unternehmen zu transferieren. Kernprozesse umfassen den Erwerb, die Entwicklung, den Transfer, die Speicherung sowie die Nutzung von Wissen.
Das deutsche Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) definiert Wissensmanagement als „die Gesamtheit der personalen, organisatorischen, kulturellen und technischen Praktiken, die in einer Organisation bzw. einem Netzwerk zur bestmöglichen Nutzung der Ressource ‚Wissen‘ angewendet werden“. Diese Definition betont die ganzheitliche Natur des Wissensmanagements, das alle Aspekte der Organisation berührt.
Der österreichische Leitfaden für den öffentlichen Dienst sieht Wissensmanagement als die Gesamtheit der organisationalen Strategien zur Schaffung einer „intelligenten“ Organisation, die Individuum, Organisation und Technologie umfasst. Das österreichische Bundesministerium für Landesverteidigung (BMLV) betrachtet es als operatives Querschnittskonzept.
Ein zentraler Aspekt, der Wissensmanagement von traditionellen Ansätzen unterscheidet, ist der Fokus auf Lern- und Innovationspotenziale. Es dient nicht nur der Effizienzsteigerung, sondern auch der strategischen Risikominimierung, indem es dem Wissensverlust durch ausscheidende Mitarbeitende oder der Veralterung von Wissen entgegenwirkt.
Wissensmanagement kann aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden, die oft ineinandergreifen :
Technologieorientierung: Fokus auf IT-Systeme zur Unterstützung der Wissensarbeit.
Human-Ressourcen-Orientierung: Fokus auf den Menschen als Wissensträger und die Anforderungen an Führung und Personalentwicklung.
Geschäfts-/Ressourcenorientierung: Betrachtung von Wissen als strategische Ressource und Wettbewerbsfaktor.
Sozial-/Prozessorientierung: Betonung von sozialen Interaktionen, Kommunikation und organisationalem Lernen.
Ein ganzheitlicher Ansatz integriert diese Perspektiven. Die Vielfalt der Definitionen und Ausrichtungen unterstreicht, dass Wissensmanagement keine monolithische Funktion ist, sondern vielmehr eine integrative Disziplin darstellt. Es vereint Elemente aus Personalwesen, IT, Strategie und Organisationsentwicklung. Folglich gibt es keine Einheitslösung; eine effektive Implementierung erfordert eine Anpassung an den spezifischen organisatorischen Kontext und die Ziele, was die wissenschaftliche Zurückhaltung bei der Formulierung einer allgemeingültigen Definition erklärt.
1.4 Der Wissensmanagement-Zyklus: Ein Überblick über die Kernprozesse
Wissensmanagement lässt sich als ein Zyklus von Kernprozessen verstehen, die ineinandergreifen und sich gegenseitig beeinflussen. Verschiedene wissenschaftliche Modelle beschreiben diese Prozesse, wobei sich folgende Kernphasen häufig wiederfinden :
Wissenssammlung (Identifikation & Akquise): Erkennen, welches Wissen benötigt wird (intern und extern) und wie es beschafft oder erfasst werden kann. Dies umfasst das Identifizieren von Wissenslücken und relevanten Wissensquellen (Experten, Dokumente etc.).
Wissensaufbereitung (Strukturierung & Kontextualisierung): Das gesammelte Wissen wird organisiert, strukturiert, bewertet und mit Kontext angereichert, um es verständlich und nutzbar zu machen. Dies kann Modellierung, Mapping oder Summarization umfassen. Hier kommt wieder das Content Engineering ins Spiel.
Wissensspeicherung: Das aufbereitete Wissen wird systematisch und sicher gespeichert, sodass es bei Bedarf leicht wiedergefunden werden kann. Technologien wie Wissensdatenbanken oder Dokumentenmanagementsysteme spielen hier eine Rolle. Hier ist das Thema „Single Point of Truth“ relevant
Wissensverteilung (Teilen & Transfer): Das gespeicherte Wissen wird aktiv an die Personen oder Gruppen weitergegeben, die es benötigen. Dies geschieht über verschiedene Kanäle wie Communities of Practice, Schulungen oder digitale Plattformen. Hier steigen wir in das Thema Content Delivery ein.
Wissensvermittlung & Anwendung (Nutzung & Integration): Das verteilte Wissen wird in den täglichen Arbeitsprozessen, bei Entscheidungen und zur Problemlösung angewendet. Hier entsteht der eigentliche Mehrwert des Wissensmanagements.
(Implizit oft enthalten) Wissensbewertung & -entwicklung: Der gesamte Prozess und das vorhandene Wissen werden regelmäßig bewertet, um Aktualität sicherzustellen und den Zyklus durch die Identifikation neuen Bedarfs oder die Generierung neuen Wissens erneut anzustoßen.
Diese Prozesse bilden keinen starren linearen Ablauf, sondern einen dynamischen Kreislauf. Die Ergebnisse einer Phase beeinflussen die nächste, und Feedbackschleifen ermöglichen kontinuierliche Verbesserung. Der Erfolg des gesamten Systems hängt davon ab, wie gut diese Prozesse integriert sind und aufeinander aufbauen. Beispielsweise kann Wissen nur dann effektiv geteilt (Phase 4) und angewendet (Phase 5) werden, wenn es zuvor sorgfältig gesammelt (Phase 1), aufbereitet (Phase 2) und gespeichert (Phase 3) wurde. Schwächen in einer frühen Phase wirken sich unweigerlich auf die nachfolgenden Phasen aus. Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Wissensmanagement-Strategie, die den gesamten Zyklus im Blick hat, anstatt sich nur auf isolierte Werkzeuge oder Teilprozesse zu konzentrieren.
1.5 Fazit und Ausblick auf die Serie
Wissensmanagement ist eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen, die in der heutigen Wissensökonomie erfolgreich sein wollen. Es ist ein systematischer, zyklischer Prozess, der weit über die reine Informationsverwaltung hinausgeht und darauf abzielt, das kollektive Wissen einer Organisation zu identifizieren, zu strukturieren, zu speichern, zu teilen und anzuwenden, um Innovation, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu fördern.
In den folgenden Beiträgen dieser Serie werden wir die einzelnen Phasen des Wissensmanagement-Zyklus detailliert beleuchten und Ihnen Methoden und Strategien vorstellen, die auf wissenschaftlichen Erkenntnissen und offiziellen Berichten basieren:
Bleiben Sie dran, um zu erfahren, wie Sie ein effektives Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen aufbauen können. Kontaktieren Sie mich, um sofort zu starten.
In der digitalen Transformation, in der Informationen in Sekundenschnelle erstellt und verteilt werden, ist eine effiziente Content-Verwaltung für Unternehmen unverzichtbar. Der „Single Point of TruthSPOTBeschreibt die zentrale Haltung von Daten, um sie über mehrere Kanäle auszuspielen. So werden angeschlossene Systeme und Prozesse mit denselben Informationen versorgt.
https://de.wikipedia.org/wiki/Single_Point_of_Truth“ (SPOTSPOTBeschreibt die zentrale Haltung von Daten, um sie über mehrere Kanäle auszuspielen. So werden angeschlossene Systeme und Prozesse mit denselben Informationen versorgt.
https://de.wikipedia.org/wiki/Single_Point_of_Truth) wird dabei zum Schlüsselkonzept. Aber was verbirgt sich hinter diesem Begriff, und warum ist er für Content Delivery Systeme so essenziell?
Was ist der „Single Point of Truth“?
Der „Single Point of Truth“ bezeichnet eine zentrale Datenquelle, auf die alle Unternehmensbereiche zugreifen. Dieses Konzept stellt sicher, dass alle Mitarbeiter mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten, wodurch Fehler und Missverständnisse vermieden werden.
Redundanzen minimieren für maximale Effizienz
Redundante Daten führen oft zu Inkonsistenzen und erhöhen den Verwaltungsaufwand. Ein SPOT hilft, diese Herausforderungen zu meistern:
Konsistente Daten: Einheitliche Informationen reduzieren das Risiko widersprüchlicher Daten.
Effiziente Ressourcennutzung: Weniger Speicherbedarf und geringerer Verwaltungsaufwand sparen Kosten.
Schnellere Prozesse: Einheitliche Daten beschleunigen Entscheidungsprozesse und verbessern die Produktivität.
Validität von Freigaben sicherstellen
In Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen ist die Validität von Freigaben entscheidend. Ein SPOT bietet hierbei klare Vorteile:
Rechtliche Sicherheit: Nur freigegebene Inhalte gelangen an die Öffentlichkeit, was rechtliche Risiken minimiert.
Transparenz: Freigabeprozesse sind nachvollziehbar und auditierbar.
Vertrauenswürdigkeit: Kunden und Partner können sich auf die Aktualität und Richtigkeit der Informationen verlassen.
Effiziente Informationspflege durch zentrale Verwaltung
Die Pflege von Inhalten über verschiedene Systeme hinweg ist oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit einem SPOT profitieren Sie von:
Zentralisierten Aktualisierungen: Änderungen werden einmal vorgenommen und sind sofort überall verfügbar.
Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingriffe minimieren das Risiko von Eingabefehlern.
Skalierbarkeit: Das System lässt sich leicht erweitern und an wachsende Anforderungen anpassen.
Warum Ihr Unternehmen einen SPOT benötigt
In einer Zeit, in der Informationen eine der wertvollsten Ressourcen darstellen, ist ein SPOT nicht nur eine technische Lösung, sondern ein strategischer Vorteil. Er hilft, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und sich im Wettbewerb zu differenzieren.
Interessiert an einer maßgeschneiderten SPOT-Lösung für Ihr Unternehmen? Kontaktieren Sie uns bei Schübeler Consulting und entdecken Sie, wie wir Sie unterstützen können.
Die Welt der technischen Kommunikation befindet sich in einem ständigen Wandel. Verantwortliche für technische DokumentationTechnische DokumentationDer gesteuerte Prozess zur Übersetzung von technischen Inhalten (z.B. Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter) in verschiedene Sprachen, um sicherzustellen, dass die übersetzten Dokumente präzise, verständlich und kulturell angemessen sind für internationale Zielgruppen. Oft wird auch die Einheit, die sich um die Technische Dokumentation kümmert, so genannt. Für uns greift dieser Begriff allerdings zu kurz. stehen vor immer größeren Herausforderungen: riesige Mengen an Inhalten müssen verwaltet, die Konsistenz über verschiedene Kanäle hinweg sichergestellt und die Erwartungen der Nutzer an personalisierte Informationen erfüllt werden. Traditionelle Ansätze stoßen hier oft an ihre Grenzen und führen zu ineffizienten Prozessen und einer suboptimalen Nutzererfahrung.
In diesem dynamischen Umfeld hat sich Content Engineering als ein strategischer Ansatz etabliert, der genau diese Herausforderungen adressiert. Es bietet einen Weg zu einer effizienteren, effektiveren und zukunftssicheren technischen Kommunikation. Content Engineering macht digitale Inhalte skalierbar und anpassungsfähig, wodurch die Effizienz und Personalisierung über alle Kanäle hinweg verbessert werden . Dieser Beitrag zielt darauf ab, ein umfassendes Verständnis von Content Engineering zu vermitteln, seine Vorteile für die technische KommunikationTechnische KommunikationFachgebiet, das sich mit der zielgruppengerechten Aufbereitung technischer Informationen beschäftigt.
Ziel ist es, komplexe Inhalte so zu strukturieren, dass sie verständlich, effizient nutzbar und wartbar sind.
Beispiele sind Bedienungsanleitungen, technische Dokumentationen oder Systembeschreibungen. aufzuzeigen und zu erläutern, wie Schübeler ConsultingSchübeler ConsultingSchübeler ConsultingDefinition:Schübeler Consulting ist eine spezialisierte Beratungsboutique mit Fokus auf technische Kommunikation, Wissensmanagement, Digitalisierung und Prozessoptimierung. Das Unternehmen wird von Johann Jörgen Schübeler nebenberuflich geführt und berät gezielt ausgewählte Kunden, um praxisorientierte, umsetzbare und nachhaltige Lösungen anzubieten.
USP (Alleinstellungsmerkmal):Die Beratung basiert auf direkter Praxiserfahrung aus der Industrie. Als aktiver Manager in einem Hochtechnologieunternehmen bringt Johann Schübeler aktuelles Know-how, operative Realität und strategisches Denken zusammen – ein Ansatz, der klassische Beratungsmodelle übertrifft.
Mission:Unternehmen zu befähigen, den digitalen Wandel mit Klarheit, Innovation und Praxisnähe zu meistern Unternehmen dabei unterstützen kann, dieses Potenzial optimal zu nutzen.
Was ist Content Engineering wirklich? Eine klare Definition für Verantwortliche in der technischen Dokumentation.
Der Begriff „Content Engineering“ mag für einige in der technischen Dokumentation noch relativ neu sein. Es ist jedoch entscheidend, ein klares Verständnis davon zu entwickeln, um die Möglichkeiten und Vorteile dieses Ansatzes voll ausschöpfen zu können. Die digitale Welt liebt ihre Schlagworte und Neologismen, und „Content Engineering“ ist ein Begriff, der in letzter Zeit immer häufiger auftaucht. Es ist daher wichtig zu klären, was genau sich dahinter verbirgt .
Im Kern beschreibt Content Engineering die Praxis, die Form und Struktur von Inhalten durch den Einsatz von Content- und Metadatenmodellen in Erstellungs- und Veröffentlichungsprozessen so zu organisieren, dass sie den Anforderungen der Content-Strategie eines Unternehmens entsprechen und durch den Einsatz von Technologien wie CMS und XML umgesetzt werden . Vereinfacht ausgedrückt, handelt es sich um eine Ingenieursdisziplin, die sich mit den Komplexitäten rund um die Nutzung von Inhalten in computergestützten Umgebungen befasst . Content Engineering ist die Praxis, die Form und Struktur von Inhalten zu organisieren, indem Content-Modelle in Erstellungs- und Veröffentlichungsprozessen eingesetzt werden, um die Anforderungen der Content-Strategie eines Unternehmens zu erfüllen und diese durch Technologien wie CMS, XML, Schema, KI und APIs zu implementieren .
Diese Definition umfasst mehrere Schlüsselelemente. Erstens geht es um die Organisation von Inhalten. Dies beinhaltet die Planung und Gestaltung der Struktur, um sicherzustellen, dass Inhalte logisch aufgebaut und leicht zugänglich sind. Zweitens spielen Struktur und Form eine zentrale Rolle. Content Engineering befasst sich damit, wie Inhalte modelliert und formatiert werden, um eine konsistente und wiederverwendbare Basis zu schaffen. Drittens sind Metadaten unerlässlich. Sie liefern Kontextinformationen, die es ermöglichen, Inhalte effektiv zu finden, zu verwalten und zu personalisieren. Viertens werden Content-Modelle eingesetzt, um die verschiedenen Arten von Inhalten, ihre Elemente, Attribute und Beziehungen zueinander darzustellen . Fünftens umfasst Content Engineering die Erstellungs- und Veröffentlichungsprozesse, um sicherzustellen, dass Inhalte gemäß den definierten Modellen erstellt und effizient über verschiedene Kanäle verbreitet werden können. Sechstens ist die Ausrichtung auf die Content-Strategie von entscheidender Bedeutung. Content Engineering ist kein isolierter Prozess, sondern muss eng mit den übergeordneten Zielen und Anforderungen der Content-Strategie eines Unternehmens verbunden sein. Schließlich ist der Einsatz von Technologie ein integraler Bestandteil. Content Management Systeme (CMS), XML, künstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien ermöglichen die Umsetzung der Prinzipien des Content Engineering in der Praxis .
Es ist wichtig, Content Engineering von verwandten Konzepten wie Content Strategy und Content Operations abzugrenzen. Content Engineering befasst sich mit der Strukturierung, Organisation und Tagging von Inhalten, um sie wiederverwendbar, anpassungsfähig und bereit für die Omnichannel-Distribution zu machen. Der Fokus liegt darauf, wie Inhalte für Automatisierung, Konsistenz und Personalisierung über verschiedene Plattformen hinweg konzipiert werden. Content Engineering bereitet Inhalte so auf, dass sie effektiv skaliert werden können und sich in verschiedene Systeme integrieren lassen, um digitale Kundenerlebnisse zu optimieren . Die Content-Strategie hingegen plant die Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung nützlicher und brauchbarer Inhalte. Sie zielt auf das „Wer, Was, Wann, Wo und Warum“ von Content-Erlebnissen und -Assets ab . Content Operations hingegen konzentriert sich auf die Menschen, Prozesse und Technologien, die an der Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten beteiligt sind. Es befasst sich mit dem Workflow und der Logistik hinter der Content-Produktion und gewährleistet Effizienz, Qualität und Abstimmung über Teams hinweg . Content Engineering strukturiert und optimiert den Inhalt selbst, während Content Operations den Produktions- und Verwaltungsprozess koordiniert, um eine effiziente und skalierbare Bereitstellung zu gewährleisten .
Die unschätzbaren Vorteile von Content Engineering für Ihre Abteilung. Effizienz, Konsistenz und verbesserte Nutzererfahrung.
Nachdem wir eine klare Definition von Content Engineering etabliert haben, ist es entscheidend, die konkreten Vorteile für Verantwortliche in der technischen Dokumentation zu beleuchten. Content Engineering ist nicht nur ein theoretisches Konzept, sondern bietet eine Vielzahl praktischer Vorteile, die sich direkt auf die Effizienz, Qualität und Nutzererfahrung technischer Inhalte auswirken. Die Praktiken des Content Engineering zielen darauf ab, den ROI von Inhalten durch die Wiederverwendung von Inhalten und die Verbesserung der Effizienz von Content-Marketing, Content-Operationen und Content-Strategie zu maximieren .
Einer der wichtigsten Vorteile ist die verbesserte Effizienz und die Reduzierung von Redundanzen. Content Engineering behandelt Inhalte als modulare Assets, die in verschiedenen technischen Dokumenten und auf verschiedenen Plattformen wiederverwendet werden können . Dies reduziert den Bedarf an wiederholten Aktualisierungen und der Erstellung von Inhalten, was technische Redakteure entlastet und Ressourcen spart . Die Wiederverwendung von Inhalten und die Verbesserung der Effizienz von Content-Marketing, Content-Operationen und Content-Strategie sind zentrale Ziele .
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die verbesserte Konsistenz und Qualität. Durch die Strukturierung und das Tagging von Inhalten gewährleistet Content Engineering eine konsistente Erfahrung über die gesamte technische Dokumentation hinweg, unabhängig vom Ausgabeformat oder Kanal . Dies ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Klarheit und Genauigkeit in technischen Informationen . Content Engineers stellen sicher, dass Terminologie, Sprachgebrauch und Formatierung über alle Inhalte hinweg konsistent sind . Strukturierte Dokumentation, die einen modularen Ansatz verfolgt, ermöglicht es technischen Redakteuren, Dokumente zu erstellen, die über verschiedene Formate wie Webseiten, PDFs und Online-Ressourcen hinweg funktionieren, was die Konsistenz verbessert und aufrechterhält .
Content Engineering bietet auch eine hohe Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit. Da sich Produkte oder Systeme weiterentwickeln, ermöglicht Content Engineering, dass die technische Dokumentation mit neuen Änderungen wachsen und sich anpassen kann, ohne dass eine komplette Überarbeitung erforderlich ist . Dies erleichtert die Verwaltung und Aktualisierung großer Mengen technischer Inhalte . Content Engineers stellen sicher, dass Inhalte so konzipiert sind, dass sie leicht aktualisiert werden können, wodurch sie flexibel und anpassungsfähig an Änderungen des Produkts oder Industriestandards sind .
Die verbesserte Suchbarkeit und Auffindbarkeit ist ein weiterer wesentlicher Vorteil. Content Engineers entwickeln Metadaten und Strukturen, um sicherzustellen, dass Inhalte leicht durchsuchbar und abrufbar sind, sodass Benutzer schnell relevante Informationen finden können . Organisationen veröffentlichen oft große Mengen an Inhalten über mehrere Kanäle. Content Engineers entwickeln Metadaten und Strukturen, um sicherzustellen, dass Inhalte leicht durchsuchbar und abrufbar sind, sodass Benutzer schnell relevante Informationen finden können . Die mangelnde Auffindbarkeit von Inhalten für den internen und externen Gebrauch ist eine Herausforderung, die Content Engineering lösen kann .
Content Engineering ermöglicht auch eine personalisierte und verbesserte Nutzererfahrung. Die Fähigkeit, Inhalte zu strukturieren und zu taggen, ermöglicht die gezielte Personalisierung technischer Informationen . Benutzer könnten beispielsweise Dokumentationen erhalten, die auf ihre spezifische Produktversion oder Rolle zugeschnitten sind . Content Engineering ermöglicht es Unternehmen, Assets in einem zentralen, strukturierten Framework zu organisieren, zu taggen und zu verwalten. Diese Strategie ermöglicht es, Inhalte schnell anzupassen, zu personalisieren und über Kanäle mit minimalem manuellem Eingriff zu verteilen . Content Engineering fördert das Customer Experience Management und ermöglicht es Inhalten, sich in diskreten, strukturierten Formaten für die adaptive Nutzung über Desktop-, Tablet-, mobile Erlebnisse und Printprodukte hinweg zu formen. Inhalte müssen sich für die implizite und explizite Content-Personalisierung transformieren .
Darüber hinaus unterstützt Content Engineering neue Technologien. Es erleichtert die Integration von KI-gestützten Tools wie Chatbots und der Generierung natürlicher Sprache in die technische Kommunikation . Content Engineering bestimmt, wie Inhalte strukturiert und getaggt werden müssen, um Chatbots, die Generierung natürlicher Sprache/automatische Content-Generierung und KI zu unterstützen .
Die sieben Säulen des Content Engineering. Ein detaillierter Einblick in die wichtigsten Konzepte.
Um die Funktionsweise von Content Engineering vollständig zu verstehen, ist es hilfreich, die sieben Kernbereiche zu betrachten, die diese Disziplin ausmachen. Diese Säulen bilden das Fundament für die erfolgreiche Planung, Strukturierung und Anwendung von Inhalten. Content Engineering gliedert sich in sieben Hauptdisziplinen: Modell, Metadaten, Markup, Schema, Taxonomie, Topologie und Graph . Content Engineering besteht aus mehreren Hauptdisziplinen: Modell, Metadaten, Markup, Schema, Taxonomie und Graphen . (Es ist anzumerken, dass die Topologie in dieser Liste fehlt, was eine leichte Variation in den Definitionen über verschiedene Quellen hinweg verdeutlicht.)
Die erste Säule ist das Modell. Content-Modellierung erstellt eine Darstellung von Inhaltstypen, deren Elementen, Attributen und deren wechselseitigen Beziehungen . Für die technische Kommunikation ist dies unerlässlich, um Inhalte in kleinere, wiederverwendbare Komponenten zu zerlegen.
Die zweite Säule sind die Metadaten. Dies sind Daten, die nützliche, aber im Allgemeinen nicht sichtbare Informationen über andere Inhalte liefern. Metadaten helfen Anwendungen, Autoren und Robotern, den Inhalt auf intelligente Weise zu nutzen und zu verknüpfen . In der technischen Dokumentation sind Metadaten entscheidend für die Organisation und den Abruf spezifischer Informationen in großen Dokumentationsbeständen.
Die dritte Säule ist das Markup. Im weitesten Sinne ist Markup alles, was Inhalte umhüllt und nicht der Inhalt selbst ist. Markup beschreibt und präsentiert Inhalte und kann XML und Content-Transformationen umfassen . Markup-Sprachen wie XML ermöglichen eine strukturierte Erstellung von Inhalten und die Trennung von Inhalt und Format.
Die vierte Säule ist das Schema. Ein Schema ist eine Form von Metadaten, die Inhalten Bedeutung und Beziehungen verleiht. Schemata verwenden oft veröffentlichte Standardvokabulare, wie schema.org, um Konzepte mit standardisierten Begriffen zu beschreiben . Dies verbessert die Maschinenlesbarkeit und die Suchmaschinenoptimierung (SEO) für Online-Dokumentationen.
Die fünfte Säule ist die Taxonomie. Eine Taxonomie ist eine Karte verwandter Konzepte, die auf Inhalte angewendet werden, oft als Tags. Die Taxonomie zeigt Inhaltsbeziehungen, indem sie dynamische Sammlungen von Inhaltselementen ermöglicht . Dies erleichtert die logische Organisation und den benutzerfreundlichen Zugriff auf Informationen in technischen Dokumentationen.
Die sechste Säule ist die Topologie. Topologie ist die Kunst der Entwicklung von Organisationsstrukturen und Containern, um Kohärenz über CMS- und Veröffentlichungssysteme hinweg zu schaffen. Der Fokus liegt auf oft übersehenen Definitionen für Dateien, Ordner, Asset-Tracking-IDs und andere Container, die Inhalte innerhalb von Systemen umhüllen . Dies gewährleistet eine effiziente Verwaltung und Bereitstellung technischer Inhalte über verschiedene Plattformen hinweg.
Die siebte Säule ist der Graph. Grapharchitektur- und Designkompetenzen helfen dabei, verschiedene Teile eines unternehmensweiten Content-Ökosystems und einer Kundendatenplattform zu verbinden. Graphen bilden knotenbasierte Beziehungen zwischen Kundenzuständen und den modularen Inhalten, die zur Bereitstellung flüssiger, personalisierter Erlebnisse erforderlich sind . Dies ermöglicht eine fortgeschrittene Personalisierung von Inhalten basierend auf Benutzerinteraktionen und -daten.
Um diese Konzepte für den Leser übersichtlich zusammenzufassen, dient die folgende Tabelle:
Säule (Pillar)
Definition
Relevanz für Technische Kommunikation
Modell (Model)
Erstellung einer Darstellung von Inhaltstypen, Elementen, Attributen und Beziehungen.
Ermöglicht Modularität und Wiederverwendung in technischen Dokumentationen.
Metadaten (Metadata)
Informationen über Inhalte, die Kontext liefern und die Suche, Personalisierung und Verknüpfung ermöglichen.
Entscheidend für die Organisation und den Abruf spezifischer Informationen in großen Dokumentationsbeständen.
Markup
Alles, was Inhalte umhüllt und diese beschreibt und präsentiert (z.B. XML).
Ermöglicht strukturierte Erstellung von Inhalten und Formatunabhängigkeit.
Schema
Metadaten, die Inhalten Bedeutung und Beziehungen verleihen, oft durch Standardvokabulare.
Verbessert die Maschinenlesbarkeit und SEO für Online-Dokumentationen.
Taxonomie (Taxonomy)
Eine Karte verwandter Konzepte, die als Tags auf Inhalte angewendet werden und Inhaltsbeziehungen zeigen.
Erleichtert die logische Organisation und den benutzerfreundlichen Zugriff auf Informationen.
Topologie (Topology)
Entwicklung von Organisationsstrukturen und Containern für Kohärenz in CMS und Veröffentlichungssystemen.
Gewährleistet effiziente Verwaltung und Bereitstellung technischer Inhalte über verschiedene Plattformen hinweg.
Graph
Architektur, die das Content-Ökosystem und Kundendaten verbindet und Beziehungen für personalisierte Erlebnisse schafft.
Ermöglicht fortgeschrittene Personalisierung von Inhalten basierend auf Benutzerdaten.
Content Engineering in der Praxis: Erfolgreiche Anwendungsfälle in der technischen Dokumentation.
Die Theorie des Content Engineering gewinnt erst durch ihre praktische Anwendung in realen Szenarien an Bedeutung. Es gibt zahlreiche erfolgreiche Anwendungsfälle in der technischen Dokumentation, die die Vorteile dieses Ansatzes eindrücklich belegen.
Ein häufiges Einsatzgebiet ist die Wiederverwendung von Inhalten und das Single-Sourcing. Content Engineering ermöglicht es Organisationen, Inhalte über verschiedene Handbücher, Online-Hilfesysteme und Schulungsmaterialien hinweg wiederzuverwenden . Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand für die Erstellung von Inhalten erheblich, sondern gewährleistet auch eine konsistente Darstellung von Informationen über alle relevanten Kanäle hinweg . Die Darwin Information Typing Architecture (DITA) ist ein Standard, der häufig von technischen Redakteuren verwendet wird, um Inhalte so zu erstellen und zu strukturieren, dass sie leicht wiederverwendet werden können . Ein Component Content Management System (CCMS) spielt hierbei eine zentrale Rolle, da es die zentrale Verwaltung und Aktualisierung einzelner Inhaltskomponenten ermöglicht .
Ein weiterer wichtiger Anwendungsfall ist das Omnichannel Publishing. Content Engineering erleichtert die Bereitstellung technischer Dokumentationen auf verschiedenen Plattformen und Geräten (Web, Mobil, Print), ohne dass separate Erstellungsbemühungen erforderlich sind . Inhalte, die nach den Prinzipien des Content Engineering strukturiert sind, können flexibel an das jeweilige Ausgabeformat angepasst werden, wodurch eine nahtlose Benutzererfahrung gewährleistet wird .
Content Engineering ermöglicht auch die personalisierte Bereitstellung von Dokumentationen. Basierend auf Benutzerprofilen oder Produktkonfigurationen können technische Informationen maßgeschneidert ausgeliefert werden . Dies stellt sicher, dass Benutzer genau die Informationen erhalten, die für ihre spezifischen Bedürfnisse relevant sind, was die Effizienz und Zufriedenheit steigert .
Darüber hinaus trägt Content Engineering zu einem verbesserten Benutzersupport und WissensmanagementWissensmanagementSystematische Erfassung, Strukturierung, Weitergabe und Anwendung von Wissen in Unternehmen.
Ziel ist es, Know-how zu sichern, den Wissenstransfer zu fördern und die Innovations- und Anpassungsfähigkeit zu stärken.
Bei Schübeler Consulting steht dabei der pragmatische und praxisnahe Nutzen im Vordergrund. bei. Strukturierte Inhalte und präzise Metadaten ermöglichen die Entwicklung besserer Self-Service-Portale, Wissensdatenbanken und Chatbot-Interaktionen für den technischen Support . Benutzer können schneller Antworten auf ihre Fragen finden, und Support-Teams werden entlastet .
So integrieren Sie Content Engineering in Ihre bestehenden Prozesse. Praktische Schritte und Empfehlungen.
Die Implementierung von Content Engineering in bestehende Prozesse erfordert eine sorgfältige Planung und einen schrittweisen Ansatz. Hier sind einige praktische Schritte und Empfehlungen für technische Kommunikationsabteilungen, die Content Engineering-Prinzipien einführen möchten.
Der erste Schritt besteht darin, die aktuelle Content-Landschaft zu bewerten. Dies beinhaltet die Identifizierung von Content-Silos, Redundanzen und Bereichen mit Verbesserungspotenzial . Eine gründliche Analyse des bestehenden Content-Ökosystems ist unerlässlich, um die notwendigen Veränderungen zu definieren. Content Engineering kann helfen, Content-Herausforderungen anzugehen, mit denen typische Organisationen konfrontiert sind: Siloartige Content-Lieferketten und doppelte Inhalte in einer Vielzahl von Formaten .
Als Nächstes sollten Sie Ihre Content-Strategie und -Ziele definieren. Content Engineering-Bemühungen müssen eng mit der übergeordneten Content-Strategie und den Geschäftszielen abgestimmt sein . Die Praxis, die Form und Struktur von Inhalten zu organisieren, indem Content- und Metadatenmodelle in Erstellungs- und Veröffentlichungsprozessen eingesetzt werden, muss die Anforderungen der Content-Strategie eines Unternehmens erfüllen .
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Entwicklung von Content-Modellen und Metadatenschemata. Erstellen Sie strukturierte Content-Modelle und definieren Sie relevante Metadatenschemata, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind . Die Content-Modellierung erstellt eine Darstellung von Inhaltstypen, deren Elementen, Attributen und deren wechselseitigen Beziehungen. Metadaten sind Inhalte, die nützliche, aber im Allgemeinen nicht sichtbare Informationen über andere Inhalte liefern .
Die Auswahl der richtigen Technologie und Tools ist ebenfalls entscheidend. Component Content Management Systeme (CCMS), XML-Editoren und andere relevante Technologien spielen eine wichtige Rolle bei der Implementierung von Content Engineering . Content Management Systeme sind eine Schlüsseltechnologie, die häufig in der Praxis des Content Engineering eingesetzt wird. Typischerweise beinhaltet Content Engineering den umfangreichen Einsatz eingebetteter XML-Technologien . Ein Component Content Management System eignet sich am besten für Inhalte, die einem strukturierten Ansatz folgen .
Schulen Sie Ihr Team und etablieren Sie Governance-Richtlinien. Es ist notwendig, technische Redakteure und andere Stakeholder in den Prinzipien des Content Engineering zu schulen und klare Governance-Prozesse festzulegen . Der Content Engineer ist für die Definition von Workflows verantwortlich, die Rollen, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Interaktionen, Abhängigkeiten und Governance umfassen .
Es empfiehlt sich, klein anzufangen und iterativ vorzugehen. Beginnen Sie mit Pilotprojekten und skalieren Sie die Einführung von Content Engineering schrittweise basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen und Ergebnissen.
Schübeler Consulting: Ihr Partner für Content Engineering. Expertise und maßgeschneiderte Lösungen.
Schübeler Consulting verfügt über umfassende Expertise und langjährige Erfahrung im Bereich Content Engineering. Wir unterstützen Organisationen dabei, die Prinzipien und Praktiken des Content Engineering erfolgreich in ihren technischen Kommunikationsprozessen zu implementieren und davon zu profitieren.
Unser Leistungsangebot im Bereich Content Engineering umfasst unter anderem:
Beratung zur Content-Strategie: Wir helfen Ihnen bei der Entwicklung einer klaren und effektiven Content-Strategie, die die Grundlage für erfolgreiches Content Engineering bildet.
Content-Modellierung: Unsere Experten unterstützen Sie bei der Erstellung maßgeschneiderter Content-Modelle, die Ihre spezifischen Anforderungen an Struktur und Wiederverwendbarkeit widerspiegeln.
Implementierung von CCMS: Wir beraten Sie bei der Auswahl und Implementierung des passenden Component Content Management Systems, um Ihre Content-Engineering-Initiative optimal zu unterstützen.
Schulungen und Workshops: Wir bieten maßgeschneiderte Schulungen und Workshops an, um Ihr Team mit dem notwendigen Wissen und den Fähigkeiten im Bereich Content Engineering auszustatten.
Durch die Partnerschaft mit Schübeler Consulting können Sie folgende Vorteile erwarten:
Steigerung der Effizienz: Reduzieren Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Erstellung und Pflege Ihrer technischen Dokumentation durch Content-Wiederverwendung und optimierte Prozesse.
Verbesserung der Content-Qualität: Gewährleisten Sie Konsistenz, Genauigkeit und Verständlichkeit Ihrer technischen Inhalte über alle Kanäle hinweg.
Optimierung der Nutzererfahrung: Bieten Sie Ihren Nutzern personalisierte und leicht auffindbare technische Informationen, die ihre Zufriedenheit steigern.
Zukunftssicherheit Ihrer Dokumentation: Bereiten Sie Ihre technischen Inhalte auf zukünftige Entwicklungen und neue Technologien vor.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie Schübeler Consulting Sie auf Ihrem Weg zu einer zukunftssicheren technischen Kommunikation durch Content Engineering unterstützen kann.
Fazit: Content Engineering als Schlüssel zur zukunftssicheren technischen Kommunikation.
Content Engineering ist mehr als nur ein Schlagwort; es ist ein fundamentaler Wandel in der Art und Weise, wie wir über technische Kommunikation denken und diese umsetzen. Die Vorteile – von verbesserter Effizienz und Konsistenz bis hin zu einer optimierten Nutzererfahrung und der Unterstützung neuer Technologien – sind immens und werden in einer zunehmend digitalen Welt immer wichtiger.
Schübeler Consulting steht Ihnen als erfahrener Partner zur Seite, um die Potenziale von Content Engineering für Ihre Organisation zu erschließen. Wir bieten Expertise und maßgeschneiderte Lösungen, die Ihnen helfen, Ihre technische Kommunikation zukunftssicher zu gestalten.
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf, um zu erfahren, wie Content Engineering Ihre technische Dokumentation revolutionieren kann.
Die Globalisierung hat die Weltwirtschaft tiefgreifend verändert und Unternehmen aller Größenordnungen dazu veranlasst, ihre Reichweite über nationale Grenzen hinaus auszudehnen. In diesem zunehmend vernetzten Umfeld ist die Fähigkeit, effektiv über Sprachbarrieren hinweg zu kommunizieren, zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden. Die Notwendigkeit einer reibungslosen Kommunikation hat in den letzten Jahrzehnten stetig zugenommen. Bereits in den frühen Tagen der internationalen Zusammenarbeit erkannte man, wie wichtig es ist, sich sprachlich zu verstehen. So bemerkte beispielsweise IBM, dass Verhandlungen zwischen globalen politischen Führern oft an Missverständnissen scheiterten, obwohl die Gespräche zunächst freundlich begannen. Diese Beobachtung unterstreicht die fundamentale Bedeutung präziser Übersetzungen und eines durchdachten Managements von Sprachprozessen in einem globalen Kontext.
Die Digitalisierung ist für moderne Unternehmen nicht länger eine Option, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben und neue Wachstumschancen zu erschließen. Dieser Wandel bringt jedoch komplexe Herausforderungen mit sich, die weit über die reine Implementierung neuer Technologien hinausgehen. Oftmals wird der Fokus primär auf die technologische Umstellung gelegt, während die inhaltlichen und kommunikativen Aspekte vernachlässigt werden. Ein ganzheitlicher Ansatz zur Digitalisierung erkennt, dass Technologie, Information und Kommunikation untrennbar miteinander verbunden sind und nur durch deren Integration ein nachhaltiger Erfolg erzielt werden kann.
Die wirtschaftlichen Unsicherheiten und steigenden Kosten zwingen Unternehmen, ihre Prozesse zu hinterfragen und Effizienzpotenziale zu heben. Ein besonders sensibles Feld ist die Technische DokumentationTechnische DokumentationDer gesteuerte Prozess zur Übersetzung von technischen Inhalten (z.B. Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter) in verschiedene Sprachen, um sicherzustellen, dass die übersetzten Dokumente präzise, verständlich und kulturell angemessen sind für internationale Zielgruppen. Oft wird auch die Einheit, die sich um die Technische Dokumentation kümmert, so genannt. Für uns greift dieser Begriff allerdings zu kurz. und Redaktion, die oft als Kostenfaktor betrachtet wird. Viele Unternehmensberater setzen in der aktuellen Krise verstärkt auf Outsourcing in Best Cost Countries (BCC), um Personalkosten zu senken – ein Ansatz, der jedoch differenziert betrachtet werden muss.
Tatsächlich gibt es repetitive Aufgaben, die sinnvoll ausgelagert werden können, um hochqualifiziertes Personal zu entlasten und wertschöpfende Tätigkeiten in den Fokus zu rücken. Doch eine unbedachte Verlagerung komplexer oder strategischer Dokumentationsprozesse kann langfristig hohe Risiken bergen.
Welche Aufgaben können ausgelagert werden – und welche nicht?
In der heutigen digitalen Welt steht auch die technische DokumentationTechnische DokumentationDer gesteuerte Prozess zur Übersetzung von technischen Inhalten (z.B. Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter) in verschiedene Sprachen, um sicherzustellen, dass die übersetzten Dokumente präzise, verständlich und kulturell angemessen sind für internationale Zielgruppen. Oft wird auch die Einheit, die sich um die Technische Dokumentation kümmert, so genannt. Für uns greift dieser Begriff allerdings zu kurz. vor einem tiefgreifenden Wandel. Während in der Vergangenheit Dokumentationen oft manuell erstellt und verwaltet wurden, ermöglichen moderne Technologien neue Ansätze, die nicht nur effizienter sind, sondern auch die Qualität der Dokumentation erheblich verbessern. Dieser Beitrag beleuchtet, wie die Digitalisierung die technische Dokumentation verändert, welche Vorteile automatisierte Systeme bieten und welche Best Practices Unternehmen berücksichtigen sollten.
Die Rolle der Digitalisierung in der technischen Dokumentation
Technische Dokumentationen, wie Bedienungsanleitungen, technische Handbücher oder Wartungsdokumentationen, sind wesentliche Bestandteile eines Produktlebenszyklus. Sie gewährleisten, dass Anwender, Techniker oder Ingenieure ein Produkt sicher und effizient nutzen können. Durch die digitale Transformation wird dieser Prozess grundlegend revolutioniert.
In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist die Optimierung der Informationsflüsse innerhalb eines Unternehmens ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Die richtige Handhabung von Daten, eine durchdachte Datenstruktur und die Integration aller relevanten Metadaten sind die Grundlagen für eine effiziente Datenverarbeitung und -nutzung.
In diesem ersten Teil unserer Artikelserie werfen wir einen detaillierten Blick auf die medienneutrale Datenhaltung und das Konzept eines validen Datenmodells, das sowohl funktionale, technische als auch redaktionelle Metadaten berücksichtigt. Diese beiden Elemente bilden die Basis für eine reibungslose Kommunikation und Datenverarbeitung in Unternehmen, unabhängig von der Anzahl der eingesetzten Systeme und der Menge der verarbeiteten Daten.
In den letzten Jahren hat die Arbeitswelt einen drastischen Wandel erlebt. Homeoffice und Remote-Arbeit sind für viele Arbeitnehmer zur neuen Normalität geworden. Doch trotz der Flexibilität und Bequemlichkeit des Arbeitens von zu Hause aus gibt es zahlreiche Gründe, warum es wichtig ist, mal wieder im Büro zu sein. In diesem Beitrag beleuchten wir ausführlich die Vorteile der Präsenzarbeit und wägen sie gegen mögliche Nachteile ab.
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